Oosterhout doet pilot met Sdu ‘VIND Video’

Snel, toegankelijk en helemaal van deze tijd

Webadviseur Miranda Aarsen: ‘Als je de VIND Video ziet, weet je veel meer’

Visuele informatie wordt veel sneller opgenomen dan geschreven tekst. Bovendien past het perfect in deze tijd waarin iedereen druk is, alles snel moet en kanalen als You Tube leidend zijn. Een gegeven dat Sdu op een slimme manier toepast in VIND Video, instructiefilmpjes over gemeentelijke producten. Gemeente Oosterhout doet mee aan een proef over het aanvragen van paspoorten en ID-kaarten. De eerste ervaringen op een rijtje.

Gemeente Oosterhout VIND VIDEO 600x400

‘Deze video geeft informatie over paspoort en ID-kaart. De video is interactief. Tijdens de video kunt u keuzes maken die op u van toepassing zijn. Klik op de knoppen bovenin om naar de vorige of volgende stap te gaan of om een stap te herhalen. Wilt u direct een afspraak maken of een formulier invullen? Klik dan op de knop ‘nu regelen’. Sinds kort heeft de gemeente Oosterhout een nieuw product op de website. VIND Video, een product van Sdu, over het aanvragen van paspoorten en ID-kaarten neemt burgers op een klantvriendelijke en voor iedereen begrijpelijke manier mee in het proces. Ook aan toegankelijkheid is gedacht. Naast de gesproken tekst, voorgelezen door een heldere en perfect verstaanbare mannenstem, loopt synchroon een geschreven tekst mee.

Als eerste live

In Oosterhout, waar de proef met VIND Video nu zo’n drie maanden loopt, zijn ze enthousiast. ‘De meeste mensen kijken tegenwoordig natuurlijk online als ze informatie zoeken’, zegt webadviseur Miranda Aarsen. ‘Die stijging is enorm, dit jaar al bijna 25 procent ten opzichte van vorig jaar. Ook het aantal ingevulde online formulieren stijgt. Je ziet dat die tendens langzaam aan het verschuiven is richting het digitale kanaal. Ook merken we dat telefonie licht afneemt.’ Vind Video ziet Aarsen dan ook als mooie aanvulling op de gemeentelijke dienstverlening. ‘Een toegankelijke video voor producten en diensten die het meest worden aangevraagd, de toptaken van de website. Dat is natuurlijk geweldig.’ Toen Sdu de gemeente uitnodigde om mee te doen aan een pilot waren ze daar dan ook meteen voor in. Samen met de medewerkers van het KCC en de afdeling communicatie is een eerste test gedaan om te kijken hoe Video in elkaar zit en of de opbouw logisch is. Aarsen: ‘We hebben meerdere tests gedaan en steeds feedback gegeven aan Sdu. Iedereen was enthousiast en vervolgens waren wij de eerste gemeente die hem live had.’

Al duizend keer bezocht

Ook wethouder Marcel  Willemsen, met onder meer dienstverlening in zijn portefeuille, is erg te spreken over de mogelijkheden van VIND Video. ‘Zoiets past natuurlijk precies in deze tijd waarin we alles met beelden laten zien. Als die beelden ook nog eens worden ondersteund door zeer toegankelijk taalgebruik, voor diverse doelgroepen te begrijpen dan is dat helemaal geweldig.’ In de drie maanden dat Vind Video operationeel is, hebben dan ook al heel wat mensen er gebruik van gemaakt. Aarsen: ‘Hij is al zo’n duizend keer bezocht. Aan het eind hebben we een feedback mogelijkheid gemaakt en ook die is al door 80 mensen ingevuld. Die feedback monitoren we en zetten we, waar mogelijk, meteen om in concrete actie. Als bezoekers een knop niet konden vinden, bespreken we dat met Sdu. En als ze de openingstijden van de balie missen, dan spelen wij daar ook meteen op in door de informatie aan te passen. Dat moet ook, want het is heel nadrukkelijk een proef. Dus we willen graag leren zodat we het product kunnen verbeteren.’ De keuze om met paspoorten en ID-kaarten te beginnen, was volgens Aarsen een logische. ‘Dat proces is landelijk uniform geregeld. Sdu heeft daar een standaardtekst voor geschreven die op iedere gemeente van toepassing is. Ook het video platform waarop Vind Video draait, komt van Sdu. Als je op de interactieve knoppen klikt, kom je bij het gedeelte dat gemeente-specifiek is. Ook de vormgeving kan samen met Sdu worden aangepast aan de huisstijl van de gemeente. Zo wordt het echt eigen en dat is belangrijk.’

Mooie tegemoetkoming

Het KCC volledig vervangen en telefoontjes overbodig maken, is niet de doelstelling van VIND Video. ‘Dat zou ook helemaal niet kunnen’, zegt Aarsen. ‘Sommige vragen zijn zo specifiek of ingewikkeld dat contact met de gemeente altijd wenselijk en noodzakelijk blijft. En je zult je paspoort natuurlijk ook gewoon moeten ophalen aan de balie en daar ook je kinderen moeten laten meten.’ Kortom, Vind Video is voor Oosterhout een mooie tegemoetkoming aan burgers over het aanvragen van een paspoort  of ID-kaart. ‘Als je de video ziet weet je veel meer’, vult Aarsen aan. ‘Over hoe je een paspoort of ID-kaart aanvraagt, wat je daar allemaal voor nodig hebt, welke eisen verschillende landen stellen aan de ID-kaart, wat de kosten zijn, wat je moet meenemen als je hem bij de gemeente gaat ophalen, hoe het met de kinderen zit en aan welke eisen je pasfoto moet voldoen.’

Goed visualiseren

Meer service bieden en mensen tegemoet komen. Ook volgens Willemsen is dat de belangrijkste doelstelling van VIND Video. ‘Mogelijk kan het in de toekomst andere zaken vervangen of verminderen, zoals infobulletins en misschien ook wel een deel van het telefonisch contact.’ Als de proef slaagt, ziet  Willemsen zeker mogelijkheden voor uitbreiding naar andere producten zoals bij het aanvragen van een omgevingsvergunning, het regelen van je bruiloft of verhuizing of het verbouwen van je huis*. ‘Het zijn allemaal terreinen waarbij je heel goed zou kunnen visualiseren. Dus wie weet. De pilot loopt een jaar. In de zomer van 2019 gaan we evalueren en daarna kijken we hoe we verder gaan.’

Klik hier om meer te weten over het product VIND Video.

Auteur Sanne van der Most
Journaliste en fotograaf

*Noot van de redactie: inmiddels zijn er ook videosets beschikbaar over trouwen en verhuizen.

Lees andere ervaringen