legal eagle

Algemeen

Gebruik Boekhouding Legal Eagle

  1. Legal Eagle Boekhoudmodule Jaarovergang
  2. Legal Eagle: Informatie voor financials

 

Updates

    1. Wat is het Webabonnement?
    2. De getoonde gegevens horen niet bij mij
    3. Hoe gaat zo'n update in z'n werk?
    4. Moet ik de update direct installeren?
    5. Hoe zit het met de backup van mijn data?
    6. Waarom is in de update de wettelijke rente niet bijgewerkt?
    7. Hoe kan ik een Licentienemer vervangen?

Gebruik Legal Eagle

      1. Legal Eagle jaarovergang
      2. Hoe maak ik een nota aan voor een faillisementszaak?
      3. Hoe krijg ik adressen uit De Gids van de Rechtspraktijk in Legal Eagle?
      4. Hoe voorkom ik vervuiling van mijn Legal Eagle bestanden
      5. Hoe kan ik een Licentienemer vervangen?
      6. Automatisch tijdschrijven met stopwatch

Overstappen o.a. Fidura

      1. Conversie van Fidura naar Legal Eagle
      2. Amice en AccountView updates

Technische vragen

      1. Wat zijn de systeemvereisten?
      2. Hoe kan ik Legal Eagle herindexeren?
      3. Voorbeeldzaken verwijderen
      4. Hoe zit het met de backup van mijn data?

Algemeen

2. Hoe kan ik de Helpdesk bereiken?

Kijk voor u contact opneemt met de Helpdesk altijd eerst of u een antwoord kunt vinden in het help-menu van het programma of in deze rubriek veel gestelde vragen. Wilt u vervolgens toch nog met onze helpdesk overleggen kijk dan bij Helpdesk.

3. Wanneer krijg ik antwoord van de helpdesk?

Wie een vraag aan de helpdesk stelt, behoort binnen 2 dagen antwoord te krijgen. En meestal worden vragenstellers ook binnen die termijn naar tevredenheid behandeld. Maar soms laat het antwoord langer op zich wachten, omdat er eerst iets uitgezocht moet worden.
Sommige problemen worden daartoe zelfs overgedragen aan een tweedelijns behandelaar. Deze is echter mede verantwoordelijk voor de verdere ontwikkeling en verbetering van de producten. Daarom kan het soms langer duren voordat de tweedelijns medewerker een bevredigend antwoord geeft.

4. Kan Sdu Uitgevers mij helpen bij een wijziging van mijn kantoorsamenstelling?
Regelmatig bereiken ons vragen over de manier waarop Legal Eagle en Legal Insolve kunnen worden aangepast aan het vertrekken van een advocaat of curator, of het samengaan van twee kantoren. In het laatstgenoemde geval dienen meestal meerdere bestanden met zaken te worden samengevoegd, terwijl het bij het vertrek van een collega juist vaak noodzakelijk is om bepaalde dossiers af te scheiden zodat die kunnen worden meegenomen.

Sdu Uitgevers heeft voor beide situaties een service opgezet die wij "Bij elkaar / Uit elkaar" hebben gedoopt.
In de praktijk komt het erop neer dat u, na overleg met onze Helpdesk, aan ons de betreffende databestanden toezendt, waarna wij alle noodzakelijke bewerkingen voor u uitvoeren. U krijgt het bestand vervolgens weer van ons retour, compleet aangepast aan uw nieuwe kantoorsamenstelling.

5. Moet ik betalen als ik mijn abonnementslicentie wijzig?
Wanneer advocaten uw kantoor verlaten of advocaten samen gaan om een kantoor vormen, komen er ook vragen over de gegevens die zijn opgeslagen in Legal Eagle. Het gaat dan om de dossiers en cliënten.

In alle situaties zullen gebruikers van Legal Eagle die werken op de oude voorwaarden voor de genoemde diensten moeten betalen. Het bewerken van uw gegevens is in deze standaardsituaties gratis. De dienst is inbegrepen in uw jaarlijkse onderhoudsbijdrage.

In alle gevallen dat Sdu Uitgevers werkzaamheden moet uitvoeren moet u eerst overleggen met onze helpdesk over de planning van de werkzaamheden. Op de dag dat wij de werkzaamheden uitvoeren kunt u geen gegevens invoeren in Legal Eagle.

Indien u gebruik maakt van de boekhouding moeten om de aansluitingen niet te verliezen alle dossiers en relaties in het systeem van de achterblijvende advocaten blijven. U kunt deze wel kopiëren maar niet verwijderen.

U moet de opdracht schriftelijk aan ons verlenen. De geheimhoudingsverklaring is op de werkzaamheden van toepassing.

Geheimhoudingsverklaring
In het kader van de technische ondersteuning op de helpdesk, dan wel een dataconversie ontvangt Sdu Uitgevers van haar (toekomstige) klanten data. Die bevatten persoonlijke en zakelijke gegevens betreffende cliënten van advocaten of andere gebruikers. Tevens kan op basis van deze data informatie worden verkregen over de bedrijfsvoering.
Sdu Uitgevers garandeert dat de data vertrouwelijk zullen worden behandeld. Dit houdt onder andere in:

Alle data zullen worden vernietigd zodra de reden waarom Sdu Uitgevers deze heeft ontvangen is vervallen. Dat wil zeggen zodra de conversie is uitgevoerd of de helpdeskvraag is beantwoord.
De data zullen alleen worden bestudeerd op relevante aspecten betreffende de conversie of de helpdeskvraag.
Sdu Uitgevers zal er alles aan doen om te voorkomen dat de data mogelijk toegankelijk zijn voor andere medewerkers dan de direct betrokkenen.
Deze garantie geldt voor Sdu Uitgevers, haar moeder en zusterorganisaties, haar medewerkers en eventuele derden door hen ingehuurd.

6. Hoe kunnen zaken in Legal Eagle worden meegenomen bij overstap naar een ander kantoor?
Indien een advocaat overstapt naar een ander kantoor zal hij/zij vaak lopende zaken meenemen. Indien beide kantoren Legal Eagle gebruiken is dat geen probleem. Met onze dienst Bij Elkaar, Uit Elkaar kunnen wij zaken afzonderen uit het Legal Eagle databestand van het oude kantoor, en die samenvoegen met de al bestaande Legal Eagle data op het nieuwe kantoor.

Wilt u meer weten over de procedure, voorwaarden en kosten? Alle informatie kunt u krijgen via relatiebeheer@sdu.nl. Neemt u s.v.p. wel tenminste een maand voor de overstap contact met ons op.

7. Hoe verdelen we de dossiers als een advocaat vertrekt en dossiers meeneemt?
Een advocaat gaat weg en de (kopieën) van de dossiers gaan met hem mee. De uittredende advocaat blijft advocaat en wil de informatie uit Legal Eagle meenemen, naar een kantoor waar ze nog niet met Legal Eagle werken. Hoe gaat u te werk?
Vier stappen:

          • De advocaat moet een licentie afsluiten op naam van zijn nieuwe kantoor.
          • U stuurt uw dossiers naar Sdu Uitgevers
          • Sdu haalt de dossiers van de uittredende advocaat uit de dossiers, of maakt een kopie van deze dossiers (naar uw wens)
          • Sdu installeert deze dossiers in Legal Eagle en levert dit pakket aan de uittredende advocaat.


8. Hoe verdelen we de achtergelaten dossiers als een advocaat weggaat?
U werkt met Legal Eagle. Een advocaat gaat weg van een kantoor, de dossiers moeten worden verdeeld onder de overgebleven advocaten. Hoe gaat u te werk?
Ten eerste moet u een paar vragen beantwoorden:

          • Wat doet u met de gemaakte uren die nog niet gefactureerd zijn?
          • Wat doet u met agenda-afspraken van de vertrekkende advocaat?
          • Wat doet u met reeds verzonden doch nog niet betaalde facturen?
          • Wat doet u met de dossiers, worden die uitgenomen en meegegeven aan de vertrekkende advocaat?
          • Wat doet u met de relaties, deze kunnen worden onderscheiden in relaties van de vertrekkende advocaat en relates van verschillende advocaten. Moeten de persoonlijke relaties worden verwijderd?


U wilt zijn dossiers verdelen onder de licentienemers die achterblijven. Wat moet u nu doen:

          • U wilt de dossiers van die collega op de namen van verschillende andere advocaten zetten.
          • U moet dossier voor dossier doorwandelen en de behandelend advocaat wijzigen.
          • U wilt alle dossiers in één keer op een andere advocaat zetten.
          • U moet de initialen van de vertrekkende advocaat en de initialen van de advocaat op wiens naam de dossiers moeten komen te staan opschrijven. Deze gegevens stuurt u aan Sdu Uitgevers. U ontvangt een programma met instructies dat de wijzigingen voor u doorvoert.

Bovendien moet u het aantal licenties verlagen bij Sdu Uitgevers indien de betreffende advocaat niet wordt vervangen. U verwijdert vervolgens de licentienemer en de gebruiker.

9. Conversie van Fidura naar Legal Eagle
Met behulp van een door ons speciaal ontwikkelde conversie-tool is het mogelijk om data
(zaken, relaties) over te zetten van het programma Fidura naar Legal Eagle.
Conversie is mogelijk vanuit verschillende versies van het programma Fidura.
Wilt u van deze overstap-mogelijkheid gebruik maken, of wilt u ons attenderen op iemand zodat wij die nader kunnen informeren,
dan kunt u contact opnemen via relatiebeheer@sdu.nl.

Ondersteuning door Kluwer van oudere versies van Fidura is niet meer mogelijk. U staat als kantoor voor de keuze om te converteren naar een volgende versie van Fidura of over te stappen naar een andere leverancier. De upgrade van Fidura is ook een kostbare aangelegenheid.
Een goed moment om bij deze beslissing in overweging te nemen, dat Legal Eagle een goed en goedkoop alternatief is.

10. Worden mijn gegevens wel vertrouwelijk behandeld?
In het kader van de technische ondersteuning op de helpdesk, dan wel een dataconversie ontvangt Sdu Uitgevers van haar (toekomstige) klanten data. Die bevatten persoonlijke en zakelijke gegevens betreffende cliënten van advocaten of andere gebruikers. Tevens kan op basis van deze data informatie worden verkregen over de bedrijfsvoering.
Sdu Uitgevers garandeert dat de data vertrouwelijk zullen worden behandeld. Dit houdt onder andere in:

Alle data zullen worden vernietigd zodra de reden waarom Sdu Uitgevers deze heeft ontvangen is vervallen. Dat wil zeggen zodra de conversie is uitgevoerd of de helpdeskvraag is beantwoord.
De data zullen alleen worden bestudeerd op relevante aspecten betreffende de conversie of de helpdeskvraag.
Sdu Uitgevers zal er alles aan doen om te voorkomen dat de data mogelijk toegankelijk zijn voor andere medewerkers dan de direct betrokkenen.
Deze garantie geldt voor Sdu Uitgevers, haar moeder en zusterorganisaties, haar medewerkers en eventuele derden door hen ingehuurd.

11. BTW en facturen vanaf 2004
Door jarenlange onduidelijkheid hebben veel advocaten ten onrecht geen BTW berekend over de Eigen Bijdrage.
De Eigen Bijdrage is wel degelijk BTW belast, aangenomen mag worden dat de genoemde bedragen in de tabel inclusief BTW zijn. Dat wil zeggen dat de factuur die de cliënt ontvangt voor de eigen bijdrage de BTW moet bevatten en dat deze op dat moment moet worden aangegeven.

A. Het wordt toegestaan om facturen elektronisch te versturen - mits de afnemer daarmee instemt en mits de authenticiteit van de herkomst is gewaarborgd. Het waarborgen van de authenticiteit moet middels een elektronische handtekening geschieden. Het Ministerie van Financiën heeft aangekondigd hierover in januari 2004 nadere aanwijzingen te verstrekken. We zullen deze aanwijzingen afwachten om te beoordelen hoe we e.e.a. vanuit Legal Eagle het beste kunnen ondersteunen in de toekomst.

B. U bent verplicht om uw eigen BTW-nummer op uw declaraties te vermelden. Als u gebruik maakt van modellen, zult u deze hierop moeten (laten) aanpassen. Als u gebruik maakt van voorgedrukt briefpapier kunt u voor de toekomst overwegen om uw eigen BTW-nummer alvast op het briefpapier te drukken. In het uitzondelijke geval dat uw BTW wordt betaald door een fiscaal vertegenwoordiger, moeten ook het BTW-nummer en de naam en het adres van deze vertegenwoordiger op de factuuur gezet worden.

C. U bent verplicht om op de factuur de vergoeding te vermelden voor elk BTW-tarief dat op de factuur van toepassing is.
U vermeldt dus het totaal bedrag waarover 19% BTW wordt berekend als dat ongelijk is aan nul, idem het totaal bedrag waarover 6% BTW wordt berekend en idem het totaal waarover 0% BTW wordt berekend. Verder moeten de eenheidsprijs excl. BTW en een duidelijke omschrijving vermeld worden. Als u uw declaraties in Legal Eagle aanmaakt en met behulp van een model print, zult u in de praktijk al aan deze verplichting voldoen.

D. Als door de cliënt een vooruitbetaling is voldaan, moet deze vooruitbetaling en de datum waarop die heeft plaatsgevonden op de factuur vermeld worden. We adviseren u om cliënten niet zomaar vooruit te laten betalen, maar in die gevallen altijd een voorschotnota aan te maken. Zo houdt u een goed overzicht en voorkomt u dat u achteraf nog moet bedenken dat een eerdere vooruitbetaling op een factuur vermeld moet worden.
Met Legal Eagle kunt u eenvoudig een voorschotnota aanmaken via menu: Financieel, Voorschot en daarna Financieel, Losse factuur.

Tenslotte is er verwarring ontstaan over de gevolgen van een andere verandering in de wetgeving. Vanaf 1 januari 2004 zijn ondernemers verplicht om het BTW-nummer van hun afnemer op facturen te vermelden indien de BTW niet van de leverancier, maar van de afnemer wordt geheven. In dat geval is er sprake van een verleggingsregeling. Dit is echter zeer ongebruikelijk binnen de advocaatuur. Het is vooral van belang in situaties van onderaanneming (bouw) of bij een onderneming die diensten aanbied in Nederland zonder een vestiging in Nederland te hebben.

Dus: Alleen in het uitzondelijke geval dat de BTW over uw declaraties NIET van u wordt geheven maar van uw client, moet u het BTW-nummer van uw client op uw declaraties vermelden. Als dit voor u zou opgaan, dan zou u dat weten, omdat daarover een verleggingsregeling moet zijn vastgesteld. In alle andere gevallen hoeft u het BTW-nummer van uw cliënt niet op uw factuur te vermelden.

Gebruik Boekhouding Legal Eagle

12. Legal Eagle Boekhoudmodule Jaarovergang
Een nieuw boekjaar aanmaken gaat gepaard met het overzetten van openstaande posten van het vorige jaar, de beginbalans moet kloppen. Hoe ging dat ook alweer in zijn werk? Hier een korte uitleg en een uitgebreider document.

Nieuw boekjaar aanmaken bij Legal Eagle Boekhouding en Export
Voor het aanmaken van een nieuw boekjaar kunt u in Legal Eagle gebruik maken van de 'Administratiewizard'. Hiermee kunt u niet alleen een nieuw boekjaar aanmaken, maar gelijk ook:

          • dagboek en/of grootboek gegevens wijzigen en aanvullen (geen nieuwe aanmaken!);
          • bepaalde dagboeken en/of grootboeken niet meenemen naar het nieuwe jaar;
          • een memoriaaldagboek voor de beginbalans en het grootboek voor het resultaat van 2008 kiezen.

Boekhoudpakket bij Legal Eagle Export
Indien u gebruik maakt van de Export module van Legal Eagle dan dient u in uw boekhoudpakket natuurlijk ook een nieuwe boekhouding aan te maken.
Indien u hier vragen over heeft, dan dient u contact op te nemen met de leverancier / fabrikant van het betreffende pakket.

Inhoudelijke vragen over een nieuwe boekhouding
Inhoudelijke vragen over hoe u in het nieuwe jaar de Legal Eagle Boekhouding in moet richten dient u aan u boekhouder/accountant te vragen. Dit geldt ook als u gebruik maakt van Legal Eagle Export.

13. Legal Eagle: Informatie voor financials
Er is een export mogelijk van Legal Eagle naar diverse boekhoudpakketten. Als financial heeft u mogelijk nog wat meer gedetailleerde vragen.

Debiteuren
Uw boekhoudpakket heeft de gegevens van de Debiteuren nodig om de verwerking van de declaraties correct te kunnen uitvoeren. Legal Eagle exporteert deze debiteurengegevens. Wanneer voor een bepaalde debiteur meer declaraties zijn gemaakt, zal de betreffende debiteur ook meermalen in het exportbestand voorkomen. De applicatie waarin de gegevens worden geïmporteerd moet er voor zorgen dat deze gegevens worden ontdubbeld. Zo heeft AccountView bijvoorbeeld de mogelijkheid om de gegevens te actualiseren, waardoor de in Legal Eagle aangebrachte adresmutaties automatisch in de boekhouding kunnen worden doorgevoerd.

Declaratieregels
De declaratieregels worden uit Eagle per regel overgezet. Bij de declaratie kan onderscheid worden gemaakt tussen honoraria, toevoegingen, verschotten, voorschotten en de BTW codes. De declaratieregels worden als totaalbedrag inclusief een omschrijving en datum geëxporteerd. Mits goed ingericht worden deze correct verwerkt in het boekhoudpakket.

Inrichting
In Legal Eagle worden ten behoeven van de export naar de boekhouding een aantal instellingen opgenomen. Er wordt aangegeven in welke administratie, op welke grootboekbladzijden en op welke grootboekrekeningen er geboekt moet worden.
Na een export worden de declaraties in Legal Eagle aangemerkt als Verwerkt. De export vindt plaats via een XML formaat, dit is een standaardformaat waardoor import in verschillende pakketten mogelijk is.

Betalingen
De betalingen worden door u verwerkt in uw boekhoudpakket. U kunt in Legal Eagle eventueel de facturen nog afvinken. Het is wel mogelijk de betalingen in te lezen vanuit een MT940 bestand. Hiermee kunnen de betalingen automatisch worden afgeboekt.

Updates

14. Wat is het Webabonnement?
Het Webabonnement is de abonnementsvorm waarin u de digitale producten van Sdu Uitgevers krijgt geleverd.
Als klant krijgt u het recht om gebruik te maken van onze software. Wij zijn continue bezig om onze software nog beter aan uw wensen te laten voldoen. Daarom is er regelmatig een nieuwe versie van de software beschikbaar. Klanten kunnen deze Update dan zelf opvragen - Downloaden - via onze website. Hieraan zijn geen extra kosten verbonden!

Een Webabonnement werkt als volgt:

          • Bij iedere update krijgt u een e-mail van Sdu Uitgevers op uw emailadres dat er een nieuwe update voor u klaar staat.
          • Ga naar 'Updates' en kies onder 'updates Administratieve software downloaden'. Om het u gemakkelijk te maken staan in de e-mail iedere keer de codes die u nodig heeft om zelf uw update te kunnen ophalen (downloaden).
          •  Daarna kunt u de update eenvoudig installeren op uw pc/netwerk. Ook kunt u hier de handleiding downloaden.

15. De getoonde gegevens horen niet bij mij
Vraag: als ik naar de webupdate pagina ga, dan zie ik niet het product waar ik op geabonneerd ben.
Antwoord: u ziet de gegevens van degene die het laatst op deze updatepagina heeft ingelogd (diens gegevens zijn bewaard in een “cookie” die verwijderd moet worden).

Hoe verwijdert u het cookie?

          • geef een rechtermuisklik op de “start-knop” links onder in beeld
          • kies voor “verkennen (explore)”
          • geef een rechtermuisklik op de folder “cookies”
          • kies voor “zoeken (find)”
          • zoek op bestanden met de naam: “@www.ksu”
          • u kunt de enkele bestanden die worden gevonden nu verwijderen
          • de volgende keer dat u naar de webupdate pagina gaat zal u gevraagd worden om uw eigen gegevens in te vullen


16. Hoe gaat zo'n update in z'n werk?
De distributie van de software Sdu Uitgevers vindt plaats vanaf de website.
Als u abonnee bent ontvangt u regelmatig een e-mail waarin een nieuwe update (versie) wordt aangekondigd.

In de eerste updatee-mail treft u een gebruikersnaam (u kunt ook uw e-mailadres gebruiken) en wachtwoord aan waarmee u toegang krijgt tot de update-pagina waarvan u de producten kunt downloaden.

Op die pagina treft u ook een handleiding aan en een document met de laatste wijzigingen.

U vindt de update-pagina bij het tabje updates.

17. Moet ik de update direct installeren?
nt u altijd verzekerd van de nieuwste verbeteringen en uitbreidingen van het programma.
Onze Helpdesk constateert helaas regelmatig dat er nog gebruik wordt gemaakt van versies waarop niet de laatste updates zijn geïnstalleerd. De betreffende kwestie blijkt dan soms allang in een update opgelost, maar de beller had die gewoon nog niet geïnstalleerd. Dit is zonde van uw tijd, en leidt ook tot onnodige wachttijden bij de Helpdesk.

Om dit te beperken zal onze Helpdesk vanaf heden in dergelijke gevallen moeten volstaan met een kort advies: eerst de laatste updates installeren. Wij verzoeken u dan ook dringend om dit zelf te onderzoeken (en zonodig op te lossen) vóórdat u eventueel kontakt opneemt met de Helpdesk.

18. Hoe zit het met de backup van mijn data?
Als gebruiker van onze software dient u (of uw systeembeheerder) regelmatig, bij voorkeur ieder dag, een back-up te maken van alle data. Deze regel is ook opgenomen in onze Algemene Gebruiksvoorwaarden. Alleen dan kunt u bij onverhoopt dataverlies de schade beperken door een recente back-up terug te zetten; u bent dan hooguit de daarna gewijzigde gegevens kwijt.

Legal Eagle bevat een functie, die het u mogelijk maakt om voordat u een update uitvoert een aantal gegevens door het programma in een extra back-up op te laten slaan (zip-bestand). Wij adviseren u om van deze aanvullende mogelijkheid gebruik te maken.

We benadrukken echter dat deze extra optie nooit in de plaats komt van uw eigen back-ups! Uw kantoor dient die regelmatig te maken (het beste is: aan het eind van ieder werkdag) en in ieder geval ook direct voorafgaand aan een update. Zo worden in onze extra "safety back-up" bijvoorbeeld niet alle data opgeslagen. Het is slechts een aanvullend hulpmiddel dat door onze Helpdesk kan worden beproefd indien data verloren zijn gegaan. Uw eigen volledige back-ups zijn en blijven echter ook dan redmiddel nummer 1.

19. Waarom is in de update de wettelijke rente niet bijgewerkt?
Er zijn twee opties als leverancier van Legal Eagle. In het verleden is gekozen voor optie 2:
De leverancier levert de rentetabellen. Gevolg: de klanten kunnen de tabellen niet zelfstandig wijzigen. Zij zijn gedwongen de updates af te nemen en te installeren. Voor de leverancier zijn hier zeker voordelen aan verbonden.
De gebruikers kunnen zelf de tabellen aanpassen. Gevolg: de leverancier kan niet meer in de tabellen wijzigen. Immers zij loopt dan het risico de tabelwaarden te overschrijven die de gebruikers zelf hebben ingevoerd. De gebruikers zijn niet afhankelijk van de leverancier. Het nadeel is dat er meer risico is op foute tabelwaarden.

20. Hoe kan ik een Licentienemer vervangen?

In Legal Eagle en in Legal Insolve is een zogenaamde Wizard ingebouwd. Hiermee kunt u dossiers omzetten van de ene (oude) advocaat naar een (nieuwe) andere advocaat.
Met de handige licentiewizard maakt u ook makkelijker een nieuwe gebruiker en licentie aan. U kunt alle dossiers van de oude advocaat overzetten op een nieuwe, of per dossier deze beslissing nemenn.

Inititialen
Het is ook mogelijk om de initialen van reeds afgelegde licentienemers te wijzigen, zo krijgt u die initialen weer beschikbaar voor nieuwe licentienemers.

Gebruik Legal Eagle

21. Legal Eagle jaarovergang
Ieder jaar opnieuw komen dezelfde vragen naar voren. Dat is ook niet zo gek, een nieuw jaar begint u uit de aard van de zaak maar 1x per jaar. Daarom staan in dit document nog even de belangrijkste punten. Nieuwe dossiernummer, nieuwe factuurnummering en dergelijke.

Zaaknummers
Indien u gebruik maakt van een jaartal aanduiding in uw zaaknummers, dan kunt u deze als volgt aanpassen:
ga naar het menu - Extra - Zaaknummers - ;
vul hier het eerste nummer in dat u wilt gebruiken in 2010, bijv. laatste nr. 2009 is "20090414", eerste nr. 2010 wordt "20100001".

Factuurnummers
Indien u in 2010 (ook) met een ander factuurnummer wilt beginnen, dan kunt u dat als volgt doen:

          • open het scherm (Concept)declaratie, bijv. met de knop 'Losse factuur';
          • vul achter 'Nummer' het eerste factuurnummer voor 2009 in;
          • kies nu [Concept factuur] of [Factuur] of sluit het scherm af om het nummer op te slaan, bijv. 090289 wordt 100001.


Archiefnummers
Het aanpassen van het archiefnummer kunt u doen als u de eerste zaak in het nieuwe jaar gaat afleggen.
Vul in het veld 'Archno' het eerste archiefnummer voor 2010 in.

Uurtarief
U kunt in het nieuwe jaar voor alle advocaten (licentienemers) het uurtarief aanpassen. Dit gaat als volgt: ga naar het menu - Extra - Licentienemers -;
ga naar de eerste licentienemer en klik op [ Details ];
klik op de wijzig knop en pas het 'Tarief' aan;
klik op de knop opslaan en sluit dit scherm;
ga naar de volgende licentienemer(s) en herhaal de bovenstaande stappen.

22. Hoe maak ik een nota aan voor een faillisementszaak?
faillisementszaken verzoekt u met enige regelmaat de rechtbank middels een uitdraai van uw uren om het salaris vast te stellen van de werkzaamheden tot een bepaalde datum. De rechtbank stelt het (voorlopige) salaris vast. Het gaat om een vast bedrag waarvan u vervolgens een nota moet maken. Daarbij moeten de gemaakte uren echter ook als "gefactureerd" worden aangemerkt. Anders klopt uw onder handen werk niet meer en bovendien blijven de uren open staan op de zaak, waardoor een volgende uitdraai van uren op dezelfde zaak niet meer correct zal zijn. U gaat bij het factureren als volgt te werk:

Eenmalig: Zorg dat er een bedragcode is met de juiste omschrijving. Kies menu: Systeem, Codes. Klik knop: Bedragen. Blader naar het einde van de lijst met bedragcodes en voeg een nieuwe code toe met de neerwaartse pijltjestoets. Voer een code en een omschrijving in (bijvoorbeeld: FA, Honorarium Faillissement). Voer desgewenst een standaardbedrag in en voer de juiste BTW-code in. Sluit het venster.
U moet het door de rechtbank bepaalde vaste bedrag invoeren. Kies menu: Financieel, Verschotten. Voer code "FA" in, de datum en het door de rechtbank bepaalde bedrag. Sluit het venster. Opmerking: Als u het vaste bedrag invoert via menu: Financieel, Overige bedragen worden er kantoorkosten berekend over het bedrag.
Maak een declaratie via menu Financieel, Losse factuur (Of Financieel, Facturen). Zet het declaratie-% van de uren die gemaakt zijn tot aan de datum waarop het verzoek aan de rechtbank is gedaan op 0 (snel een lange lijst langslopen: plaats de cursor in de betreffende kolom, voer '0' in druk op de neerwaartse pijltjestoets). Vink het vlaggetje in de laatste kolom van de uren die na die datum zijn gemaakt 'uit', zodat deze nieuwe uren niet in de declaratie verwerkt worden. Klik knop: 'Factuur'.

23. Hoe krijg ik adressen uit De Gids van de Rechtspraktijk in Legal Eagle?
Vanuit Legal Eagle kan De Gids van de Rechtsprakijk gestart worden met het icoontje, na selectie van het adres, moet in De Gids met de knop uitvoer gekozen worden, voor de optie Legal Eagle. Hierna zal in Legal Eagle gevraagd worden of u de gegevens wilt importeren

24. Hoe voorkom ik vervuiling van mijn Legal Eagle bestanden
In Legal Eagle is een zogenaamde Consistentie-tool. Met deze functie kunt u vaststellen welke gegevens in Legal Eagle onjuist zijn of ontbreken. U kunt zelf instellen welke mogelijke toetsingen u wilt uitvoeren. Vervolgens krijgt u een rapport in beeld met meldingen van geconstateerde onvolkomenheden, met een aanwijzing voor herstel. Om het overzichtelijk te houden hebben wij allereerst toetsingen ingebouwd op fouten die u eenvoudig zelf kunt herstellen (zoals bv. het ontbreken van advocaat wederpartij in het relatiebestand).

De tool is niet in het programma zelf opgenomen. Hierdoor is deze tool ook beschikbaar als het programma onverhoopt een keer niet opstart. U vindt de tools in de map waarin Legal Eagle bij u is geïnstalleerd met de naam "leconsis.exe". Indien u dat wilt kunt u natuurlijk een snelkoppeling op uw bureaublad plaatsen (rechter muisknop naar bureaublad slepen, loslaten en kiezen voor "hier snelkoppeling maken".

25. Hoe kan ik een Licentienemer vervangen?
In Legal Eagle en in Legal Insolve is een zogenaamde Wizard ingebouwd. Hiermee kunt u dossiers omzetten van de ene (oude) advocaat naar een (nieuwe) andere advocaat.
Met de handige licentiewizard maakt u ook makkelijker een nieuwe gebruiker en licentie aan. U kunt alle dossiers van de oude advocaat overzetten op een nieuwe, of per dossier deze beslissing nemenn.

Inititialen
Het is ook mogelijk om de initialen van reeds afgelegde licentienemers te wijzigen, zo krijgt u die initialen weer beschikbaar voor nieuwe licentienemers.

26. Automatisch tijdschrijven met stopwatch
De stopwatch van LE biedt u de mogelijkheid om op eenvoudige wijze de aan een zaak bestede tijd te registreren. Toch maakt lang niet iedereen daar gebruik van, en dat is jammer. U start de stopwatch heel eenvoudig via het menu Uren of via de knop op de knoppenbalk (grote klok met groene driehoek). In de hoek wordt een klein extra schermpje geopend, en de stopwatch start meteen. Wanneer u daar op de knop Uren schrijven klikt, opent vanzelf het urenschrijf-scherm van de openstaande zaak. U kunt daar een kode voor de activiteit invoeren en … klaar. Wij horen vaak dat op die manier pas écht helder wordt hoeveel tijd echt aan een zaak is besteed; wel zo belangrijk in verband met de declaratie! Overigens: u kunt al geschreven tijd later altijd aanpassen via het menu: Uren Bewerken.

Overstappen o.a. Fidura

27. Conversie van Fidura naar Legal Eagle
Met behulp van een door ons speciaal ontwikkelde conversie-tool is het mogelijk om data
(zaken, relaties) over te zetten van het programma Fidura naar Legal Eagle.
Conversie is mogelijk vanuit verschillende versies van het programma Fidura.
Wilt u van deze overstap-mogelijkheid gebruik maken, of wilt u ons attenderen op iemand zodat wij die nader kunnen informeren,
dan kunt u contact opnemen via sales.juridisch@sdu.nl.

Ondersteuning door Kluwer van oudere versies van Fidura is niet meer mogelijk. U staat als kantoor voor de keuze om te converteren naar een volgende versie van Fidura of over te stappen naar een andere leverancier. De upgrade van Fidura is ook een kostbare aangelegenheid.
Een goed moment om bij deze beslissing in overweging te nemen, dat Legal Eagle een goed en goedkoop alternatief is.

28. Amice en AccountView updates
Sommige gebruikers van Amice gebruiken daarbij een koppeling met het boekhoudprogramma AccountView. AccountView heeft echter wijzigingen aangebracht in de versies 7.1 en hoger waardoor deze koppeling niet langer goed functioneert.
Sdu Uitgevers heeft daarop geen invloed en heeft daar ook geen oplossing voor beschikbaar. Wij kunnen daarom niet anders dan u adviseren om deze nieuwere versies van Accountview niet te gebruiken als u gekoppeld wilt blijven werken met Amice.

Het is gelet op deze en andere ontwikkelingen raadzaam dat u zich oriënteert op een mogelijke overstap naar Legal Eagle

Technische vragen

29. Wat zijn de systeemvereisten?
De installatie en het gebruik van Legal Eagle wordt ondersteund onder Windows XP (SP3), Windows Vista en Windows 7. Voor netwerkgebruik: Windows XP en hoger, en Novell. Wij geven geen actieve ondersteuning bij het gebruik in een Peer-to_peer netwerk.

Oudere besturingssytemen
De besturingssystemen Windows 95, 98, ME, Windows 2000 en NT4 worden door Microsoft niet langer ondersteund. Sdu Uitgevers kan eventuele problemen die gepaard gaan met deze besturingssystemen dan ook niet langer ondersteunen. Het is niet gezegd dat onze programma’s niet werken op deze besturingssystemen; u kunt daarmee vooralsnog gewoon doorwerken.

Hardware
Minimaal per werkstation: Intel Pentium of AMD 200 met 64 Mb geheugen.
Het programma zelf heeft minimaal 50 MB harde schijfruimte nodig exclusief de data per advocaat/licentienemer.

Gebruik van Legal Eagle op afstand
Het programma Legal Eagle kan ook vanaf een computer buiten uw kantoor worden gebruikt, bijvoorbeeld via VPN of Terminal Server.

Het opzetten en onderhouden van een dergelijk systeem is uw verantwoordelijkheid. Onze Helpdesk kan u niet van dienst zijn indien zich problemen voordoen met een dergelijke verbinding. Natuurlijk kunt u zich daarin laten adviseren en bijstaan door één van onze partners.

Linux Mac en dergelijke
Legal Eagle werkt niet direct onder Linux, OS of Samba. Wilt u toch werken met Legal Eagle in een dergelijke omgeving, neem dan contact met Sdu Uitgevers op. Mogelijk is er een testomgeving voor u te bouwen. Dat geldt natuurlijk ook voor het gebruik op Apple computers.

30. Hoe kan ik Legal Eagle herindexeren?
Wanneer u dossiers en cliënten in Legal Eagle verwijdert, verwijdert het programma die niet direct definitief. Deze worden aangemerkt voor verwijdering; pas nadat u de actie Extra> Schoonmaken heeft gestart worden deze daadwerkelijk uit de databestanden verwijderd. Tegelijk worden dan nieuwe indexen aangemaakt.
Deze actie kan alleen worden uitgevoerd als iedereen uit Legal Eagle is. Dat laatste kan in de praktijk een probleem zijn. Bij Legal Eagle wordt een klein extra programma meegeleverd dat deze herindexering uitvoert.
U kunt dit programma zelf opnemen in bijvoorbeeld de Windows Scheduler. Gedurende de nacht wordt Legal Eagle dan opnieuw geïndexeerd (mits iedereen LE dan wel heeft afgesloten).

De tool is niet in het programma zelf opgenomen. Hierdoor is deze tool ook beschikbaar als het programma onverhoopt een keer niet opstart. U vindt de tools in de map waarin Legal Eagle bij u is geïnstalleerd met de naam "reindex.exe". Indien u dat wilt kunt u natuurlijk een snelkoppeling op uw bureaublad plaatsen (rechter muisknop naar bureaublad slepen, loslaten en kiezen voor "hier snelkoppeling maken".

31. Voorbeeldzaken verwijderen
Met de wizard kunt u nu eenvoudig de voorbeeldzaken die zijn meegeleverd met Legal Eagle verwijderen.
U vindt de wizard in het menu Extra.

32. Hoe zit het met de backup van mijn data?
Als gebruiker van onze software dient u (of uw systeembeheerder) regelmatig, bij voorkeur ieder dag, een back-up te maken van alle data. Deze regel is ook opgenomen in onze Algemene Gebruiksvoorwaarden. Alleen dan kunt u bij onverhoopt dataverlies de schade beperken door een recente back-up terug te zetten; u bent dan hooguit de daarna gewijzigde gegevens kwijt.

Legal Eagle bevat een functie, die het u mogelijk maakt om voordat u een update uitvoert een aantal gegevens door het programma in een extra back-up op te laten slaan (zip-bestand). Wij adviseren u om van deze aanvullende mogelijkheid gebruik te maken.

We benadrukken echter dat deze extra optie nooit in de plaats komt van uw eigen back-ups! Uw kantoor dient die regelmatig te maken (het beste is: aan het eind van ieder werkdag) en in ieder geval ook direct voorafgaand aan een update. Zo worden in onze extra "safety back-up" bijvoorbeeld niet alle data opgeslagen. Het is slechts een aanvullend hulpmiddel dat door onze Helpdesk kan worden beproefd indien data verloren zijn gegaan. Uw eigen volledige back-ups zijn en blijven echter ook dan redmiddel nummer 1.