Ruimen is zilver, bewaren is goud

Ruimen is zilver, bewaren is goud
13 september 2019 83 keer bekeken

Documenten bewaren is voor particulieren niet verplicht, maar je hebt ze wel nodig om bewijs te kunnen leveren. Kanttekeningen bij twee tegenstrijdige regels.

De verplichtingen waaraan een belastingplichtige ten behoeve van de belastingheffing dient te voldoen zijn divers. Voor een ondernemer betekent dit onder andere dat hij er een administratie op na moet houden en deze gedurende zeven jaar moet bewaren. Voor de particulier lijkt het leven een stuk eenvoudiger, want hij hoeft geen administratie te voeren en dus ook niets te bewaren.
Wat dat gemak waard is, blijkt wel wanneer de inspecteur vragen stelt, en misschien meer nog wanneer het tot een rechtszaak komt. Er komt een addertje onder het gras vandaan: de bewijslast die op de belastingplichtige rust, drukt onverminderd zwaar, ondanks het feit dat hij geen administratie- en bewaarplicht heeft. Bovendien is hieraan in de tijd alleen een beperking gesteld indien in de wet daarvoor een termijn is genoemd. Naar de Hoge Raad op 19 april 2019 (nr. 18/03134, NTFR 2019/1027 voor bijvoorbeeld art. 3.123 Wet IB 2001 overweegt, kan de inspecteur van zijn bevoegdheid om schriftelijke bescheiden ter staving van het door belastingplichtige ingenomen standpunt op te vragen gebruikmaken buiten de navorderingstermijn. De particulier doet er goed aan zijn paperassen toch te bewaren, want je weet maar nooit of je niet jaren later bewijs moet leveren.

Waarom maakt de wetgever onderscheid tussen ondernemer en particulier? Hier zijn regels uit het Wetboek van Koophandel overgenomen. Van oudsher zijn ondernemers namelijk verplicht om een administratie te voeren en deze gedurende diverse – eerst tien en later zeven – jaren te bewaren. Voor de fiscale wetgever is het dan ook een kleine stap geweest om bij deze regeling aan te sluiten. De administratie- en bewaarplicht is, als het om ondernemers gaat, bovendien niet eens alleen in het belang van de overheid. Deze kan namelijk een bijdrage leveren aan een gezonde bedrijfsvoering. Kortom, administreren en ondernemen passen heel goed bij elkaar.

Voor de meeste particulieren ligt de zaak heel anders. Het voeren en bewaren van een administratie zit bij hen vaak niet in de genen. Na een poosje verwijderen de meesten de documenten: de papierwinkel gaat de deur uit en digitale bestanden worden ‘gedeletet’. Het is een belangrijke reden voor de wetgever geweest om de loonbelasting in te voeren. Daarmee werd de administratieve last bij het overgrote deel van de werknemers weggenomen; deze kwam bij de werkgevers te liggen.
De eenvoud van dit stelsel is in de loop van de jaren als gevolg van diverse wetgevende ontwikkelingen inmiddels verdwenen en heeft geleid tot een ingrijpend gewijzigd stelsel. Een groot deel van de werknemers komt nu dan ook alsnog in aanraking met de inkomstenbelasting, bijvoorbeeld vanwege de eigen woning, een tweede baan, box 3 en/of de opbouw van een oudedagsvoorziening.

Het onderscheid tussen ondernemers, die een administratie- en bewaarplicht hebben, en particulieren, waarvoor dat niet geldt, bestaat echter nog steeds. Leidt de afwezigheid van die verplichtingen nu effectief tot een voordeel bij particulieren, en zo ja, welk voordeel is dat?
De ondernemer die niet voldoet aan zijn bewaarverplichting loopt het risico dat aan hem daarvoor een sanctie wordt opgelegd. Een dergelijk risico is alleen gedurende de bewaartermijn van zeven jaren aanwezig. De particulier, die nu eenmaal geen bewaarverplichting kent, kan hiervoor logischerwijs niet worden beboet. Een ander voordeel van het door de particulier niet bewaren van documenten zal zijn dat de fiscus daarop eveneens niet kan terugvallen. Dit voordeel is betrekkelijk: de fiscus zal in een voorkomend geval zijn toevlucht nemen tot het opleggen van een ambtshalve belastingaanslag.

Op het moment dat de verplichte bewaartermijn voor ondernemers is verstreken, is er geen verschil meer. Voor alle belastingplichtigen geldt dat zij hun bescheiden nodig hebben in situaties waarin op hen de bewijslast rust. Dit betreft dan het bewijs van feiten van oudere datum, zoals het niet aftrekken van een lijfrentepremie of financiële transacties in verband met de bijleenregeling en de dertigjaarsregel van het eigenwoningregime. Belastingplichtigen zijn zich er lang niet altijd van bewust dat allerhande bescheiden later nog van belang kunnen zijn. Belastingadviseurs zullen hun hierop in de regel wel wijzen en vaak zelf stukken in hun dossiers bewaren. Maar wanneer een nieuwe cliënt zich bij een belastingadvieskantoor meldt, is het vaak moeilijk om alle benodigde stukken bijeen te krijgen.

Dit is het eerste deel van een NTFR Opinie geschreven door mr.dr. R.M.P.G. Niessen-Cobben. De volledige opinie kunt u hier inzien. Deze Opinie is opgenomen in NTFR nummer 30 van 25 juli 2019 (NTFR 2019/1867).

Blijf op de hoogte van onze blogs en meer door Sdu Fiscaal te volgen op LinkedIn