Van databanken naar actieve workflow ondersteuning

Loading...
Van databanken naar actieve workflow ondersteuning
2 februari 2021 390 keer bekeken

Vroeger had elk advocatenkantoor een fysieke bibliotheek. Nu is alles digitaal. ‘Het is typerend voor de verschuiving die gaande is’, zegt productmanager Caroline Ter Meulen. Samen met haar Legal Tech Solutions team ondersteunt en ontzorgt zij juristen, notarissen en belastingadviseurs in hun dagelijks werkproces, zodat zij zich kunnen focussen op waar het echt om draait: de klant.

Vroeger verkocht Sdu contentpakketten met wet- en regelgeving op maat en het commentaar daarop. Als iemand een vraag had, dan kon hij uit alle zoekresultaten filteren wat het meest voor hem van toepassing is. ‘Dat is aan het veranderen’, merkt Ter Meulen op. ‘We gaan steeds meer toe naar: ik ben bezig met een specifieke klant en wat heb ik nu nodig om hem zo goed en gericht mogelijk te helpen?’ Het Legal Tech Solutions Team springt daar op in. ‘Inzetten op workflow-ondersteuning in plaats van het bieden van een overvloed aan informatie.’ Daar is echt behoefte aan. Uit eigen onderzoek blijkt dat advocaten aangeven zeker twintig procent van hun tijd bezig te zijn met het zoeken naar informatie. Ter Meulen: ‘Als we die tijd kunnen verkorten, kunnen zij meer declarabele uren maken en dus meer tijd aan hun cliënten besteden.’

Een ander soort ondersteuning

Precies daar komt het Legal Tech Solutions Team om de hoek kijken. ‘Wij zijn vorig jaar in het leven geroepen om verschillende productontwikkelingen binnen Sdu mogelijk te maken’, gaat Ter Meulen verder. ‘Voor en ook steeds meer met klanten samen. Zij weten zelf het beste waar ze behoefte aan hebben en welke ondersteuning ze nodig hebben.’ De opkomst van de hbo jurist is volgens Ter Meulen ook een belangrijke ontwikkeling in dit kader. ‘Mensen zijn anders geschoold, ze werken anders en hebben ander soort ondersteuning nodig. Wij bieden dat.’

Notaflow

In co-creatie met softwarepartijen werken de knowledge engineers van het Legal Tech Solutions Team aan interactieve stappenplannen, documentautomatisering en het uitvragen van gegevens om te komen tot juridisch kloppende contracten voor notarissen. ‘Zo hebben we vorig jaar NotaFlow gelanceerd’, licht Ter Meulen toe. ‘NotaFlow is een geautomatiseerde, interactieve modellengenerator voor notariële modellen. Wat dit product zo uniek maakt, is dat wij deze geïntegreerd hebben binnen het notariële softwaresysteem van de notaris. Met een druk op de knop worden nu de partijgegevens uit het dossier ingelezen in het model dat gegeneerd wordt. Daarnaast kunnen notarissen nu tijdens het maken van het model niet alleen de akte uitdraaien, maar ook de onderliggende documentatie, brieven, toelichtingen en een Engelse vertaling. En alles wordt automatisch bij elkaar in het dossier opgeslagen. ’NotaFlow levert doordat het echt in het werkproces van de klant verankerd zit direct voor toegevoegde waarde voor de klant.  ‘Ook voor belastingadviseurs is er een mooi product ontwikkeld’, vertelt ze. ‘Met Taxvice ondersteunen we elke stap in het proces van de belastingadviseur.’

Beheer beleggen bij derde partij

Bij de advocatuur is het wat ingewikkelder. ‘Die wereld is weerbarstiger’, weet Ter Meulen. ‘Ieder kantoor heeft zijn eigen modellen en werkprocessen en zweert daarbij. Op dit moment gebruiken ze altijd het laatst gebruikte document en kijken ze of dat nog steeds voldoet aan de huidige wet- en regelgeving. Dat kan natuurlijk veel gestroomlijnder. Documentautomatisering is niet onbekend in de advocatuur. Maar het beheer van deze modellen zou je ook bij een derde partij kunnen leggen. ’Maar zo ver is volgens Ter Meulen het nog niet. ‘Het is ook een beetje een kwestie van loslaten. Toch ben ik ervan overtuigd dat wij een enorme toegevoegde waarde kunnen bieden voor de advocatuur. Door documentautomatisering en het beheer hiervan, kunnen wij advocaten ontlasten zodat zij zelf meer aandacht en maatwerk kunnen bieden aan hun cliënten.’

Oplossingen die naadloos aansluiten op het werkproces

‘Het lijkt nu misschien nog een utopie, maar het is wel waar we in de nabije toekomst naar toe gaan’, denkt Ter Meulen. 'We kunnen klanten veel beter ondersteunen in hun werkprocessen door het bieden van oplossingen die hier naadloos op aansluiten. Dat kan nog steeds content zijn, maar vaker gaat dit een combinatie van content en software zijn die direct waarde gaat toevoegen aan het werkproces van de klant.'

 

Het Legal Tech Solutions Team denkt graag mee aan de oplossing die uw werkproces gaat verbeteren.

Bekijk hier meer informatie.