Tijdwinst bij elke douaneaangifte dankzij de app COL&GO!

3 oktober 2019 310 keer bekeken

Hoe ben je op het idee voor de app gekomen?

“Voordat ik een paar jaar geleden uitgever werd bij Sdu, werkte ik als business developer bij een douanesoftwareleverancier en zat vanuit die hoedanigheid midden in het douaneaangifteproces. Ik weet dus als geen ander hoe tijdrovend het proces kan zijn om een uitvoeraangifte te doen. Eén van de regelmatig lastig te achterhalen codes is bijvoorbeeld de juiste code voor het douanekantoor van uitgang. Worden je goederen buiten de EU geleverd, dan moet je, voordat een aangifte bij de douane wordt ingediend, al weten wat het kantoor van uitgang is. Deze informatie was tot nu toe uitsluitend beschikbaar via de website van de EU. Je moet er aardig in thuis zijn om ermee te kunnen werken. De app COL&GO maakt een zoektocht op de EU-website in de Customs Office List (COL) met meer dan duizend douanekantoren overbodig. Met een paar klikken, heb je via de app alle informatie beschikbaar. Het is COL and GO voortaan.”

 

Hoe past de app in de dienstverlening van Sdu In- en Uitvoer?

“Wij proberen de gebruikers van ons platform In- en Uitvoer zo goed mogelijk te ondersteunen in hun dagelijkse werk. Dat doen we door hen onder andere het laatste nieuws te brengen en achtergronden te geven bij wet- en regelgeving of jurisprudentie. We verstrekken verder praktische informatie, zoals goederencodes en onderliggende content vanuit ons eigen Gebruikstarief. De COL&GO app is ook een vorm van praktische ondersteuning voor onze gebruikers. De app toont hoe we als Sdu innovatief bezig zijn en vooral gebruiksgemak willen bieden.”

 

Op welke manier biedt de app COL&GO gebruiksgemak?

“Bij het douaneproces is het aan een importeur, exporteur of douanedeclarant om voor zijn aangifte de juiste informatie uit te pluizen: hoe rijdt de vervoerder, welke douanekantoren treft hij op zijn route en wat is het kantoor van uitgang? Met meer dan duizend EU-douanekantoren is het zoeken naar bijvoorbeeld het juiste douanekantoor van uitgang voor een uitvoeraangifte altijd een tijdrovend proces. De app COL&GO maakt het mogelijk om op een interactieve kaart vanaf kantoor of samen met de chauffeur het juiste kantoor te selecteren. In de app filter je hiervoor eenvoudig op kantoorfunctie en vervoerswijze. Je ziet direct waar de vervoerder langskomt en krijgt op de kaart direct alle benodigde informatie over zo’n kantoor in beeld. De exit-codes en naam waren vooralsnog alleen beschikbaar op de site van de Europese Commissie en lastig te vinden. Aan dat ongemak maakt de app COL&GO een einde.”

 

Hoe gaat dit zonder app?

“Zonder COL&GO app moet je op de website van de EU elke keer weer een filter activeren om vervolgens te kunnen gaan zoeken naar het juiste douanekantoor. Vervolgens is het erg lastig om het juiste kantoor te selecteren uit een lange lijst met vaak onbekende namen.  Wij hebben in de app alle denkbare zoekopdrachten visueel gemaakt en intuïtiever voor de gebruiker. Dat werkt veel sneller dan wanneer je de lijst moet doorspitten en bedenken waar welk kantoor ligt.”

 

Welke functies biedt de app nog meer?

“Je kunt per douanekantoor filteren op zo’n 45 rollen die een douanekantoor kan vervullen. Heel handig als je bijvoorbeeld gericht een kantoor zoekt waar je terecht kunt voor de afwikkeling van accijnzen, TIR, of een TRANSIT aangifte. Na het filteren krijg je via de COL&GO app alleen kantoren te zien die bepaalde zaken behandelen. Heel handig bij de selectie.”

 

Met de app voorkom je ook btw-problemen voor de exporteur?

“Precies. Een douaneaangifte vraagt om een nauwkeurige administratie. Je wilt zekerheid dat de vervoerder de grens overgaat bij het douanekantoor dat je, volgens afspraak, hebt opgenomen in je douaneaangifte. Als je altijd dezelfde goederen vervoert naar hetzelfde adres, is dat meestal geen probleem. Al moet je dan ook nog alert zijn, omdat codes van douanekantoren kunnen wijzigen. Neemt je vervoerder echter een andere route dan vooraf gecommuniceerd, omdat ie misschien ook nog andere goederen moet vervoeren of te maken heeft met omleidingen en files dan kan er een mismatch ontstaan van kantoorcodes, waardoor de aangifte niet correct kan worden afgemeld bij de Douane. De exporteur loopt hier een risico op een naheffing van de btw.  Door achteraf alsnog het, met de COL&GO app gevonden juiste kantoor,  te vermelden kan dit worden voorkomen. Zoek dus vooraf naar de juiste informatie en stuur je vervoerder zorgeloos op pad.”


De app verbetert dan ook de communicatie tussen verlader en vervoerder?

“Ja klopt. Je neemt de taalbarrière weg. Als een buitenlandse vervoerder bij een verlader staat, is het vaak met handen en voeten achterhalen bij welk kantoor hij de EU gaat verlaten. Allemaal moeilijke kwesties, zeker als je niet alle talen beheerst die binnen de EU worden gesproken. De app maakt een einde aan deze toestanden. Je hebt simpel en snel de juiste EU-douanekantoorinformatie beschikbaar. Uw goederen gaan dankzij de COL&GO app zorgeloos op weg.”

 

De app maakt efficiënter werken mogelijk. Is te zeggen hoeveel tijdwinst het gebruik van de app een vervoerder of verlader oplevert? 

“Dat is uiteraard afhankelijk van het aantal aangiftes dat je moet doen en de specifieke zoekopdracht. Maar time is money. Alle tijdwinst is mooi meegenomen. Als nu een vervoerder naar een exporteur belt en zegt: Ik rijd zo naar Bari en pak de boot naar Turkije. Wat is dan het kantoor van uitgang? Dan opent de exporteur de COL&GO app, filtert op ‘kantoor van uitgang’ en zoekt op Bari. Hij ziet direct de code IT018100 en vult zijn aangifte in.


Wat moet elke gebruiker van de app nog weten over COL&GO?

“Dat ie gratis te downloaden is. Je hoeft je alleen maar eenmalig te registreren. De lijst met douanekantoorinformatie wordt elke dag geüpdatet. En uiteraard werken we continu aan de gebruiksvriendelijkheid van onze producten. Leuk om te melden is ook nog dat COL&GO in het Nederlands en Engels beschikbaar is en zodoende geschikt is voor gebruikers in binnen- en buitenland. En dat ik de app heb mogen ontwikkelen met onze Spaanse collega’s van ons zusterbedrijf in Madrid. In korte sprints hebben we via de scrum methode steeds gebouwd en getest. Dankzij deze agile manier van ontwikkelen, staat het gemak en de snelle service van de app voorop.”


Hoe zijn de eerste reacties op de COL&GO app?

“Buitengewoon goed. Echt heel leuk om te zien dat iets wat je bedenkt, zo aanslaat in de markt. Als dit een voorbode is, zullen er wellicht nog meer apps volgen om slim en snel douanecontent mee te ontsluiten naar de douanespecialist! Een greep uit de eerste reviews:


• ‘Extremely useful tool’
• ‘Fantastisch buitengewoon bruikbaar in de praktijk!’
• ‘Goede set, handige app om te gebruiken’
• ‘Zo handig en gratis!’

De COL&GO app direct downloaden? Klik hier!