Swipe to the left

Een gemeentelijke website valt of staat bij goed beheer

Print
Een gemeentelijke website valt of staat bij goed beheer
By Sdu 10 december 2018 5349 keer bekeken Geen opmerkingen

Tot hoe laat is de milieustraat open? Een simpele vraag, zou je zeggen. Toch komen sommige gemeentelijke websites aanzetten met wel acht pagina’s antwoorden die ook nog eens van elkaar verschillen. Dat schiet natuurlijk niet op. Tijd voor een nieuwe website? Of kan het ook anders? Ervaringsdeskundigen Joeri Coppejans (Sdu) en Laura Tejedor (Stimulansz) denken van wel.

De start van iedere nieuwe gemeentelijke website is voortvarend, ambitieus en vol inspiratie. Iedereen komt bij elkaar, taken worden verdeeld en de nieuwe site wordt trouw gevuld met goed geschreven teksten, kloppende informatie en updates wanneer die nodig zijn. ‘Tot de klad erin raakt’, weet Joeri Coppejans van Sdu. Als uitgever van de VIND Hulpwijzer - een sociale kaart met heldere en voor iedereen begrijpelijke informatie over gemeentelijke diensten en producten- komt hij bij veel gemeenten over de vloer. ‘De website groeit groter en groter, informatie wordt onvindbaar, klopt niet meer of verschilt per kanaal. Halsoverkop wordt dan maar besloten om het helemaal anders aan te pakken en opnieuw te beginnen. En dat is niet altijd nodig. Gemiddeld gaat een gemeentelijke website drie tot vijf jaar mee. Dan is het weer tijd voor een nieuwe. Dat is logisch en zo moet het ook. Techniek staat niet stil en design is ook tijdsgebonden. Maar met een beetje slim beheer kan een site worden doorontwikkeld en daardoor langer mee.’

Goed inrichten van het redactieproces

Wat is dat dan precies, slim beheer? Volgens Laura Tejedor, die zich bij Stimulansz bezighoudt met ‘zoekmachine- en trefwoordenhulp’ Thesaurus Zorg en Welzijn, is een aantal zaken daarbij van wezenlijk belang. Een van de succesvoorwaarden is het goed inrichten van het redactieproces. ‘Het niveauverschil tussen gemeenten in de manier waarop ze hiermee omgaan is enorm’, legt Tejedor uit. ‘De ene gemeente heeft een afdeling van tien man die zich hiermee bezighouden en bij de andere gemeente zijn het er maar twee. En dan vaak ook nog mensen die ook aan de balie zitten en het er maar bij moeten doen. Dan schiet het er vaak bij in en raakt de informatie snel verouderd.’

Uniforme manier

Een groot deel van het probleem zit hem volgens Tejedor ook in het vergaren van de inhoudelijke informatie en het schrijven van de teksten. ‘De collega’s die inhoudelijke kennis hebben over een dienst of product zijn niet persé de mensen die goede, eenduidige redactionele teksten kunnen schrijven of veel weten over meta-data en trefwoorden. Wie zorgt dat alle teksten van al die verschillende afdelingen op een uniforme manier worden bijgehouden en geactualiseerd als dat nodig is? Dat ze in dezelfde stijl worden geschreven en gerubriceerd en op een eenduidige manier te vinden zijn in de zoekmachine? En hoe zorg je ervoor dat iedereen vervolgens ook alles publiceert naar dezelfde kanalen, zodat de informatie op al die plekken gelijk is en blijft? Dat is echt een enorme klus. Daarbovenop komt dan nog de vindbaarheid. Hoe zorg je ervoor dat al die content goed vindbaar is en blijft?’

Centraal contentbeheer

Het aantal kanalen waarmee gemeenten met burgers kan communiceren, zal alleen maar groeien. Om al die kanalen goed te kunnen gebruiken, is centraal contentbeheer een wezenlijke vereiste. Coppejans: ‘Wat je helaas vaak ziet, is dat niemand echt verantwoordelijk is voor het geheel. Ieder heeft zijn eigen specialisme en daar gaat het vaak mis. Want er moet wél worden samengewerkt. In dat kader is één aanspreekpunt, iemand die het overzicht houdt en alles coördineert, heel belangrijk. Grotere gemeenten werken wel vaak op die manier. Maar kleinere gemeenten hebben daar natuurlijk net zo goed voordeel bij.’

Op alle kanalen tegelijk

De VIND-producten kunnen daar volgens Coppejans bij helpen. ‘Wij beheren alle content op één plaats en distribueren die vervolgens naar ieder systeem dat een gemeente wil gebruiken. Dat kan een zaaksysteem zijn, een website, een chatbot of een appje, wat je maar wilt. Als er iets wijzigt in de grondslag, in een wet of een gemeentelijke regeling, dan voert de SDU die wijziging door, in één keer op al die locaties. Voor het vindbaar maken van teksten gebruiken we dan onder meer een systeem als Thesaurus Zorg en Welzijn. Het zijn maar voorbeelden, maar zo zorgen we wel dat informatie actueel en uniform en goed vindbaar blijft op alle gemeentelijke kanalen tegelijk.’

Dezelfde schrijfstijl

‘Het is interessant om te kijken hoe mensen zoeken’, vertelt Tejedor. ‘Welke termen ze gebruiken en wat ze bij Google intypen als ze zoeken. Speel daar als gemeente op in en zorg dat alle specialisten die teksten over hun producten moeten schrijven, die termen ook gaan gebruiken. Dat is best lastig. Want iemand is misschien wel heel vaardig in het schrijven over vaktechnische specialistische onderwerpen, maar misschien weer niet in het schrijven van heldere wetsteksten op B1-niveau. Dat is een vak apart.’ Maar niet onoverkomelijk, volgens Tejedor. ‘Je kunt specialisten teksten laten schrijven en die laten checken door een webredactie. Of andersom, de webredactie teksten laten schrijven en die vervolgens laten checken door de inhoudelijk mensen. Stel daarnaast in ieder geval ook een schrijfwijzer op zodat iedereen zo veel mogelijk dezelfde schrijfstijl hanteert.’

Productnamenlijst

‘De uniforme productnamenlijst van Logius - een onderdeel van BZK - is in dat kader ook een heel mooi instrument’, vindt Coppejans. ‘Dat gaat over het herkennen van de producten tussen alle overheidsdiensten. Hierdoor is een evenementenvergunning, die bij de ene gemeente misschien ontheffing en bij de andere vrijstelling wordt genoemd toch overal vindbaar als ‘evenementenvergunning’. Via een productnamenlijst wordt daar eenheid in gebracht zodat gemeentelijke producten in heel Nederland op dezelfde manier zijn te vinden.’

Eén eindverantwoordelijke

Ook hier geldt weer: het aanwijzen van één eindverantwoordelijke is essentieel. Coppejans: ‘Dat proces moet je als gemeente gewoon goed organiseren. Want als niemand het oppakt, gaat het mis. Dan gaan inwoners alsnog de gemeente bellen en wordt het KCC overspoeld met vragen. Als ze het antwoord daar niet weten, komt het toch weer bij die specialist terecht. Uiteindelijk heb je daar niet alleen jezelf mee maar natuurlijk vooral de burger.’

Download hier de PDF.

Bekijk meer informatie over Sdu VIND.

Posted in: Overheid