‘Wat doe je als ambtelijk secretaris, behalve notuleren?’, deze vraag krijg ik regelmatig op een verjaardagsfeestje. Er is nog steeds veel onbekendheid over de rol en de taken van de ambtelijk secretaris. De invulling van de functie blijkt in de praktijk ook behoorlijk te verschillen. Wel hebben alle ambtelijk secretarissen die ik spreek een heel gevarieerd takenpakket en vaak zijn ze een spil in de medezeggenschap. Naar schatting zijn er in totaal zo’n 3.000 werkzaam in dit beroep.
Een bijzondere professional
Eerst even over de bijzondere positie van de ambtelijk secretaris. De ambtelijk secretaris is een professionele kracht die de werkgever aanstelt om de OR te ondersteunen. De ambtelijk secretaris is geen OR-lid en heeft dus geen stemrecht. Een duidelijk verschil dus met een gekozen (‘gewone’) secretaris. U vraagt zich misschien af wie een ambtelijke secretaris kan aanstellen? Eigenlijk simpelweg elke organisatie die daar behoefte aan heeft. In de praktijk zijn het vaak grotere organisaties, met soms een CAO waarin het recht op ondersteuning van een ambtelijk secretaris is opgenomen. In het reglement kan de OR vastleggen hoe het secretariaat wordt geregeld.
Meer dan een notulist
Wat doet de ambtelijk secretaris? Laat ik beginnen met mijn eigen praktijkervaring als ambtelijke kracht van een OR in een grote zorgorganisatie (VVT). Mijn hoofdtaken zijn het voorbereiden van vergaderingen, notuleren, afspraken inplannen en archiveren. Bij de voorbereiding hoort ook het uitzoeken van de WOR (of andere regelgeving) en het bijhouden van de mailbox van de OR. Daarnaast coördineer ik de OR nieuwsbrief, zet ik achterbanraadplegingen uit en coördineer ik de OR-verkiezingen. Daarbij heb ik breed door de organisatie contacten, vooral met het bestuurssecretariaat, HRM en de bestuurders. In het dagelijks bestuur van de OR stem ik diverse zaken af met de voorzitter en vicevoorzitter. Als ambtelijk secretaris richt ik me niet zo zeer op de inhoud, maar meer op het proces. Ofwel, op de organisatorische kant, de positie van de OR en de afspraken met de raad van bestuur. Gezien de samenstelling van een OR continu door wisselt, is de ambtelijke secretaris vaak de continue factor in de medezeggenschap.
Maatwerk
Dat is dus mijn ervaring, maar hoe kijkt bijvoorbeeld de SER (Commissie Bevordering Medezeggenschap) naar deze functie? Op de site van de SER staat: ‘Een ambtelijk secretaris kan op verschillende manieren worden ingezet. Het is belangrijk om als OR/PVT eerst na te gaan waar behoefte aan is en welke ambtelijk secretaris daarbij past.’ In de praktijk zijn er een hoop variaties van de functie. Sommige ambtelijk secretarissen functioneren als een adviseur en coach voor de OR. Die nemen bijvoorbeeld de OR op sleeptouw in een complex adviestraject of richten zich op het herorganiseren van de medezeggenschap, bijvoorbeeld bij de overgang naar een kern OR. Ook wordt een (ervaren) ambtelijk secretaris nogal eens ingezet om het nieuwe OR secretariaat goed te organiseren. Maar er zijn er ook met vooral secretariële taken, met een focus op het notuleren. De invulling van de functie is dus altijd maatwerk voor een organisatie.
Steeds vaker ingezet als verbindende functie
Het grote AS-onderzoek
Het aantal contracturen voor een ambtelijk secretaris is heel divers, bleek uit een landelijk onderzoek onder ambtelijk secretarissen in 2020 in opdracht van OR-ondersteuning. Gemiddeld werkt de beroepsgroep 20 uur per week, maar er zijn zowel fulltime banen als kleine contracten van 8 uur. Bij een fulltime baan heeft een ambtelijk secretaris vaak nadrukkelijk een adviserende rol. Volgens de beroepsvereniging VASMO is dit aandeel al een aantal jaar groeiend. Steeds vaker wordt de ambtelijk secretaris ingezet als een verbindend functie die goed de balans moeten te weten tussen de verschillende belangen. En die zowel de OR als de bestuurder kan meenemen in het proces van medezeggenschap.
What’s in a name?
Je hoort wel eens dat de functie een stoffig imago heeft. Uit het AS-onderzoek bleek dat slechts 5% van de ambtelijk secretarissen jonger is dan 40 jaar. Het zou daarom mooi zijn als meer jongeren het vak induiken. Een hbo opleiding kan ook het beroep aantrekkelijker maken. En wellicht een andere functienaam, zoals steeds vaker gesproken wordt over een ‘adviseur medezeggenschap’. Maar jong of oud, voor 8 of 38 uur; steeds meer organisaties zien de ambtelijk secretaris als een spilfunctie. Met heel gevarieerde taken en contacten, en in toename mate in een adviserende rol. En bovendien een functie die een stevige boost kan geven aan de medezeggenschap in de organisatie.
iDeal