Twee keer per jaar bespreken bestuurder en ondernemingsraad de algemene gang van zaken van de onderneming, in aanwezigheid van de toezichthouders. Althans zo wil de wetgever het. In veel gevallen is de praktijk anders: toezichthouders komen niet, of maar hooguit één keer per jaar en als ze aanwezig zijn, is onduidelijk wat hun rol is.
De verplichting om een raad van commissarissen in te stellen in een onderneming dateert uit de jaren 70 van de vorige eeuw, toen het vennootschapsrecht werd aangevuld met een nieuwe wet: de zogenaamde ‘structuurwet’. Ondernemingen met meer dan 100 werknemers, een functionerende ondernemingsraad en een eigen vermogen van meer dan € 16 miljoen zijn sindsdien verplicht een raad van commissarissen in te stellen, maar ook kleinere ondernemingen stellen vaak zo’n raad in. Van oudsher houden commissarissen voor de aandeelhouders een oogje op de bestuurder van de onderneming. Als algemene taakomschrijving lezen we in de wet dat de raad van commissarissen toezicht houdt op het beleid van de bestuurder en op de algemene gang van zaken in de onderneming en het bestuur van adviezen dient te voorzien. Statutair krijgen raden van commissarissen meer bevoegdheden, onder andere het benoemen en ontslaan van de bestuurder en het goedkeuren van bepaalde besluiten.
In de non-profitsector (zorg, onderwijs, cultuur) is het steeds meer gebruikelijk dat het statutaire bestuur van de onderneming wordt gesplitst in een raad van bestuur en een raad van toezicht. In de zorg is een toezichthoudend orgaan verplicht, maar dat geldt niet voor alle stichtingen of verenigingen.
Ook de taken en bevoegdheden van raden van toezicht zijn in de statuten terug te vinden. Voor ondernemingsraden is het belangrijk te weten welke besluiten de goedkeuring nodig hebben van de raad van toezicht. Dat zijn vaak besluiten die onder het adviesrecht van artikel 25 WOR vallen. Behalve bij het overleg over de algemene gang van zaken, horen de toezichthouders ook bij het overleg over het advies van de ondernemingsraad rond deze besluiten aanwezig te zijn.
Actieve rol
De rol van de toezichthouder krijgt gelukkig steeds meer de aandacht die hij verdient. Leek het in de vorige eeuw vooral om een erebaantje te gaan (talloos zijn de anekdotes van dommelende commissarissen of ongeopende enveloppen met stukken tijdens vergaderingen), nu wordt algemeen erkend dat toezichthouden een serieus vak is, met verstrekkende verantwoordelijkheden. Helaas staat in de taakopvatting van de commissaris vaak vooral de relatie met de bestuurder en eventuele aandeelhouders centraal en krijgen de bepalingen uit de WOR hierover vaak minder aandacht. Dat zien we terug in het gedrag van de toezichthouders tijdens dit overleg: regelmatig zitten ze er louter als toehoorder bij, vaak ook blijken ze vooral de bestuurder uit de wind te willen houden als de OR in hun ogen te kritisch is. Of er wordt ronduit gevraagd, niet aanwezig te hoeven zijn als de agenda dat toelaat.
Toezichthouden op de algemene gang van zaken in de onderneming, zoals de wet hun voorschrijft – dat vraagt om een actieve rol. De overlegvergadering over hoe het gaat in en met de onderneming kan daarbij een belangrijke bron van informatie voor hen zijn. Het biedt de ondernemingsraad de kans hier een belangrijke bijdrage in te leveren: door actief aan te geven wat er gebeurt in de onderneming, waar in hun ogen het beleid meer aandacht aan moet besteden en welke wensen en opvattingen er leven onder de medewerkers. Kortom: ook de ondernemingsraad moet werk maken van het halfjaarlijkse overleg. Hij kan zich daarbij ook rechtstreeks wenden tot de raad van commissarissen of toezichthouders.
Statutenwijziging
Een mooie aanleiding om de verhouding met de toezichthouders op de agenda te zetten, kan wellicht de Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen (WBTR) zijn, die per 1 juli 2021 van kracht is. Kern van deze wet is de verbetering van het toezicht bij verenigingen en stichtingen – de rechtspersonen die doorgaans in de non-profit sector ondernemingen in stand houden. In feite formaliseert deze wet de bestaande praktijk, maar er zijn toch ook een aantal aandachtspunten. Zo biedt de wet de mogelijkheid te kiezen voor een monistische of dualistische governance-structuur. Met dualisme wordt de huidige praktijk bedoeld, waarbij het bestuur van de onderneming is gesplitst in twee organen: raad van bestuur en raad van toezicht. Een monistische structuur beoogt beide organen tot één orgaan samen te voegen. De raad van bestuur kent dan uitvoerende en toezichthoudende leden. We kennen deze structuur in de Angelsaksische wereld, waar een raad van bestuur bestaat uit executives en non-executives. In een monistische structuur zitten de toezichthouders meer ‘bovenop’ het bestuur en beslissen mee, in een dualistische is er meer afstand. De keuze voor een monistische structuur betekent een wijziging van bevoegdheden en dat is adviesplichtig. Zo zou de ondernemingsraad betrokken kunnen raken bij de inrichting van de governance.
En als er geen toezichthouders zijn?
Overigens hebben lang niet alle ondernemingen een toezichthouder. Overheidsorganisaties bijvoorbeeld staan in feite onder het toezicht van de politiek, maar politieke bestuurders worden niet verplicht om bij het overleg aanwezig te zijn. Het is hen ook niet verboden trouwens en het kan juist goed zijn als een wethouder of minister wel kennisneemt van de algemene gang van zaken in hun organisatie. Ook kleinere vennootschappen, of stichtingen in andere sectoren dan de zorg hebben soms niet zo’n raad. De intentie van het overleg over de algemene gang van zaken zou echter juist moeten zijn dat het bestuur van de onderneming verantwoording aflegt over het beleid van de afgelopen periode en dat de gevolgen daarvan voor het beleid de komende periode breed wordt besproken, met alle belanghebbenden. Men kan dus ook zoek naar partijen die eventuele andere belanghebbenden vertegenwoordigen: cliëntenraden bijvoorbeeld, of bepaalde aandeelhouders.
Dat is in het belang van het goed functioneren van de onderneming in al zijn doelstellingen – en dat zou veel meer centraal moeten staan bij de vormgeving van dat overleg. Eén belangrijke stakeholder blijft daarbij nog ongenoemd: de ‘achterban’, de werknemers van de onderneming. Zij willen ook graag geïnformeerd worden. Daarover meer in ons volgende blog.
Wil je meer weten over dit onderwerp? Dat lees je in De algemene gang van zaken van de onderneming | Inzicht in de OR (sdu.nl)
Hans Hautvast, managing consultant bij OR-Coach.nl
iDeal