Sinds de uitbraak van Covid19, werkt een groot deel van de Sdu medewerkers thuis. In het begin werden enkele ''essentiele beroepen'' nog toegelaten op kantoor. Het betrokken en op de hoogte houden van alle medewerkers is een belangrijk onderdeel van 'het nieuwe thuiswerken'. In deze blog beantwoordt Sandra Camonier (Manager Content en lid van het corona-team) enkele vragen.
Hoe gaat Sdu om met alle collega's die thuiswerken?
We proberen iedereen zoveel mogelijk betrokken te houden. Eens in de 2-3 maanden (of zoveel meer als nodig is), is er een centrale personeelsbijeenkomst waarin de stand van zaken met betrekking tot de organisatie, wordt gedeeld. Denk dan aan de ontwikkeling van nieuwe producten, hoe gaat het met de omzet, hoe gaan we om met de gevolgen van corona die er zijn op onze organisatie ed. Ook is er in mei, na 2 maanden thuiswerken, een survey uitgestuurd om te vragen hoe mensen het thuiswerken ervaarden, hoe vaak ze nog naar kantoor kwamen en hoe zij de voorzorgsmaatregelen op kantoor beoordeelden. In augustus is vervolgens een survey gehouden om te peilen hoe mensen denken over werken in de toekomst (na corona). Verwachten zij net zoveel, meer of minder thuis te blijven werken? Welke voordelen zijn er als je vaker thuis werkt? Welke nadelen kleven er aan minder op kantoor werken? Waarom kom je naar kantoor? De uitkomsten uit deze survey worden meegenomen bij de op stapel staande herziening van onze kantoorindeling en – inrichting, want dat er permanent iets is zal veranderen met betrekking tot het werken op kantoor is wel duidelijk. Het moet echt meerwaarde hebben om naar kantoor te komen.
Wat zijn de uitdagingen voor Sdu in de nieuwe situatie?
Sdu heeft, net als andere bedrijven, meerdere uitdagingen. Op zakelijk vlak is dat met name de uitvoering van de vele cursussen en opleidingen die we geven. Die kunnen grotendeels niet meer live uitgevoerd worden. Gelukkig is Sdu een wendbare organisatie en zijn onze collega’s heel inventief, dus is daar bijzonder snel op in gesprongen door op andere wijze deze producten aan te bieden en vinden de meeste opleidingen nu digitaal plaats. Een andere grote uitdaging is het innovatief blijven en het leren van elkaar. Hoe houd je een levendige en nuttige brainstorm als je allemaal achter je scherm zit of hoe kom ik aan informatie nu toevallige ontmoetingen bij het koffieapparaat er niet meer zijn? Daar zijn zeker uitstekende alternatieven voor op de markt, maar veel mensen geven aan dat toch het liefst live te doen. Tot slot is een grote uitdaging om de band en de verbinding met de organisatie in stand te houden en te zorgen dat mensen thuis niet “verpieteren”. Mensen zijn sociale dieren, dus contacten met collega’s (en dan niet alleen van je eigen team) zijn erg belangrijk en gewenst.
Hoe faciliteert Sdu medewerkers gemotiveerd thuis te (blijven) werken?
Zorgen voor je medewerkers doe je op verschillende manieren. Qua hardware had iedereen al de beschikking over een laptop, die volledig was ingericht op werken op afstand. Dat dat van de een op de andere dag nodig was, konden we niet voorzien, maar was daarom ook geen probleem. Daarnaast is iedereen in staat gesteld om een (extra) beeldscherm aan te schaffen en mogen mensen een bureaustoel van Sdu lenen, zodat ze thuis net zo goed zijn ingericht als op kantoor. Binnenkort zal ook een thuiswerkvergoeding worden ingesteld, zodat medewerkers een nieuw/ander bureau kunnen aanschaffen of een eigen bureaustoel. Het kantoor van Sdu is overigens nooit gesloten geweest; mensen die om wat voor reden dan ook 1 of meerdere dagen niet thuis konden werken, mochten naar kantoor komen. Die escape is als zeer prettig ervaren.
Voor wat betreft de binding tussen de mensen onderling en binnen de teams, zal elke manager dat op zijn of haar eigen manier doen. Gestimuleerd wordt om minimaal 1 keer per week een teamoverleg te houden, zodat mensen elkaar in ieder geval even zien, maar ook andere digitale activiteiten worden ingezet om mensen te blijven motiveren: pubquizzen, koffiemomenten, de Sdu-coaches die altijd beschikbaar zijn om mee te praten als je het even niet meer ziet zitten, maar ook een wekelijkse nieuwsbrief waarin met songs, leuke artikelen en het centraal stellen van 1 medewerker, de toch lastige corona-tijd wat luchtiger gemaakt wordt en mensen een hart onder de riem gestoken krijgen. Dit alles om te onderstrepen dat je er niet alleen voor staat.
Een tip van Sandra:
Stuur regelmatig een attentie (in wat voor vorm dan ook) naar de medewerkers om te laten zien dat je aan ze denkt. Een verrassing krijgen is namelijk altijd leuk en zeker nu het winterweer in aantocht is kunnen mensen wel wat lichtpuntjes gebruiken. En vergeet niet naar mensen die iets bijzonders gedaan hebben, maar beter nog naar mensen die niets bijzonders gedaan hebben, maar de stille kracht zijn van een afdeling, een bos bloemen te sturen met een dankwoord dat je waardeert wat zij voor de organisatie betekenen. Zeker weten dat je daarmee mensen een opkikker geeft en nu we toch thuis zitten kun je optimaal genieten van die bos. Oprechte persoonlijke aandacht is echt het beste dat je kunt doen voor je medewerkers, en dat geldt niet alleen in deze tijd.
Meer lezen over het nieuwe werken en hoe bedrijven dat aanpakken?
Lees de blog: Werken tijdens een pandemie: drie lessen voor de toekomst
iDeal