Werken met een Legal Tech oplossing vraagt niet alleen om de keuze voor een goede oplossing. Je moet ook kijken naar je werkproces en hoe de Legal Tech daarin past. Voor een goede acceptatie van Legal Tech moet je namelijk niet je proces aanpassen aan de technische oplossing. Je moet kijken naar hoe de technische oplossing past in jouw proces. Dan heeft de oplossing daadwerkelijk waarde voor jou als gebruiker.
Legal Tech in het werkproces
Je kan dan twee dingen doen. De eerste is je huidige werkproces nemen en daarin de oplossing integreren. Beter is nog om eerst je werkproces eens onder de loep te nemen. Om te zien of deze niet beter kan. Als mensen zijn we namelijk nogal gewend om, als we eenmaal iets op een manier doen, het vervolgens niet meer aan te passen en voor waar aan te nemen.
Goed daarbij om te weten is dat als je opnieuw naar een proces kijkt, je een proces in drie soorten waarden kan indelen:
- Werkzaamheden die klantwaarde hebben (waar een klant daadwerkelijk voor betaalt), zoals het maken van een advies of een akte. Waarde die je graag optimaliseert;
- Werkzaamheden die nodig zijn om klantwaarde te creëren, zoals bijvoorbeeld intern overleg over een klantvraag. Waarde die je zo min mogelijk hebt, immers je werkt op dat moment niet aan werkzaamheden die klantwaarde toevoegen; en
- Overige werkzaamheden die je eigenlijk zo min mogelijk wil hebben, zoals foutherstel, wachttijd, verplaatsen van materialen e.d.: waarde die je graag uit je proces elimineert.
Op deze manier kijken naar een werkproces, zorgt er voor dat je duidelijker een keuze kan maken waar je de Legal Tech kan inzetten. Het zijn namelijk met name werkzaamheden b. en c. die zich goed lenen voor de inzet van Legal Tech. Dit zijn het soort werkzaamheden waar je niet voor bent opgeleid, maar die wel moeten gebeuren. Het gaat om repetitief werk, werk waar je gegevens uit andere systemen moet overnemen of gewoonweg onnodig werk zoals herstellen van fouten.
Aandeelhoudersregister
Zo is het invullen van een aandeelhoudersregister bij uitstek een werkzaamheid die onderdelen heeft in categorie b. en c. Je bent er niet speciaal voor opgeleid en je voegt geen juridische waarde toe. Maar op grond van de wet is het wel nodig dat dit ‘product’ er is. Het zijn deze werkzaamheden die je graag laat ondersteunen, zodat je meer tijd vrij maakt om werkzaamheden uit te voeren die daadwerkelijk waarde voor je klant hebben.
Ben je geïnteresseerd hoe Sdu bij de ontwikkeling van Evidend heeft gekeken naar welke werkzaamheden door deze Legal Tech oplossing worden ondersteund? Neem contact met ons op en we laten je graag Evidend zien, hét digitale aandeelhouders- en certificaathoudersregister van Sdu. Vraag hier een demo aan.
iDeal