Zaakgericht werken (ZGW) wordt bij veel gemeenten toegepast. Zaaksystemen zijn in de afgelopen jaren verder doorontwikkeld en hebben een belangrijke plek ingenomen binnen het gemeentelijke applicatielandschap. De vraag is momenteel wel: “Heeft zaakgericht werken in zijn huidige vorm nog toekomst?”
Zo’n 15 jaar geleden begon ZGW duidelijk vorm te krijgen. In 2004 publiceerde de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) het Gemeentelijk Functioneel Ontwerp Zaken (GFO Zaken). Een standaard voor de centrale beschikbaarheid van basis- en sleutelgegevens over een zaak en het centraal ontsluiten van een zaak. In de jaren erna was er de ondersteuning vanuit KING en ontstonden er diverse referentiemodellen als onderdeel van de GEMeentelijke Model Architectuur (GEMMA). Op GEMMA Online is er inmiddels veel informatie te vinden over het thema zaakgericht werken.
Zaakgericht werken in Gegevenslandschap
Onlangs werd ik opnieuw geattendeerd op de in augustus 2018 gepubliceerde discussie “Zaakgericht werken in Gegevenslandschap”. Binnen gemeenteland is er een nieuwe ontwikkeling gaande: de groei naar een nieuw gegevenslandschap onder de naam Common Ground. Traditionele manieren van werken, waaronder ook zaakgericht werken, komen daarmee ter discussie te staan. Past ZGW nog wel in het concept Common Ground? Of, zoals in het discussiestuk wordt aangegeven: “Het is (...) niet uit te sluiten dat het concept Zaakgericht Werken (...) enige bijstelling behoeft als gevolg van de transitie naar een gegevenslandschap”. Wanneer je kennis neemt van deze discussie wordt duidelijk dat ZGW en met name zaaksystemen een andere toekomst tegemoet gaan.
Zo gaat Common Ground uit van het beschikbaar stellen aan en opvragen van gegevens bij de bron. Dit gebeurt met gestandaardiseerde api’s (application programming interfaces). Daardoor is zaakinformatie straks niet meer op één centrale plaats (het zaaksysteem) beschikbaar, maar wordt deze gedistribueerd over meerdere kernregistraties. Binnen het gegevenslandschap van Common Ground worden gegevens uit de procesapplicatie gehaald. Dit heeft tot gevolg dat veel objecten die nu in het zakenmagazijn worden bijgehouden, worden vervangen door alleen nog een verwijzing. Een verwijzing die toegang geeft tot de desbetreffende kernregistratie. Zaaksystemen zullen in dit kader dus anders gaan werken.
Common Ground en archivering
Common Ground heeft ook gevolgen voor de toekomstige archivering van zaken. Ook daaraan wordt in de discussie aandacht besteed. Procesinformatie is (in samenhang) nodig om het handelen van de overheid te kunnen verantwoorden. Wie deed wat op welk moment en op basis van welke informatie? Hoe kwamen bepaalde resultaten tot stand? Welke stappen werden daarbij doorlopen? In het kader van ZGW en Common Ground is het nog onduidelijk waar in het gegevenslandschap van Common Ground juist deze procesinformatie straks wordt opgeslagen. Er wordt in de discussie gepleit voor een oplossingsrichting met toepassing van gestandaardiseerde procesverloopregistratie, eventueel in combinatie met domeinregistratie. Begrippen die in de toekomst nog verdere uitwerking behoeven.
Ik raak hier maar enkele van de vele onderwerpen uit de discussie aan. Een discussie die inhoudelijk zeer interessant is en, mocht je dat nog niet eerder hebben gedaan, zeker het lezen waard. Goed ook om het verdere verloop ervan te blijven volgen. Alle gemeenten krijgen er immers vroeg of laat mee te maken. Ik ben verder benieuwd hoe de markt van zaaksystemen hierop gaat inspelen. Hoe migratie van de huidige manier van zaakgericht werken naar zaakgericht werken binnen het concept Common Ground vorm gaat krijgen. Kortom: opnieuw een boeiend onderwerp op de weg naar een nieuw informatie- en applicatielandschap.
Auteur John Gerse is Business adviseur informatiemanagement en schrijft onder andere voor VIND Informatiemanagement van Sdu.
iDeal