Commentaar op Burgerlijk Wetboek Boek 3 art. 15i (Vermogensrecht)

C.1: Wetsgeschiedenis en doel

Sinds lange tijd erkent de wetgever dat de administratie voor de uitoefening van bedrijfsmatige activiteiten van belang is. De wet bevat dan ook op verschillende plaatsen nagenoeg gelijkluidende administratieverplichtingen, vgl. bijvoorbeeld artikel 2:10 BW en 52 AWR. De administratieplicht uit artikel 3:15i BW vervult met name een interne functie ten behoeve van de beheersing van de huishouding van de administratieplichtige. Dit neemt niet weg dat ook de belangen van derden met de algemene administratieverplichting zijn gediend. Zie artikel 3:15j BW.

C.2: Administratie

De wet bevat geen definitie van het begrip administratie. Artikel 3:15i BW spreekt slechts van boeken, bescheiden en andere gegevensdragers (zoals voor digitale opslag) en, via de schakelbepaling, van de balans en staat van baten en lasten. Duidelijk is wel dat het begrip administratie ruim moet worden opgevat. De administratie behelst meer dan slechts de boekhouding. In de memorie van toelichting behorend bij de Wet tot aanpassing van de administratieve verplichtingen ten dienste van de belastingheffing werd ten aanzien van het begrip administratie overwogen dat moet worden aangehaakt bij opvattingen die in het accountantsberoep leven (Kamerstukken II 1988/89, 21 287, nr. 3, p. 9). Aangenomen kan worden dat dit ook geldt voor de civiele administratieplicht. De memorie verwijst naar de in accountancykringen gehanteerde definitie dat onder administreren wordt verstaan alle activiteiten met betrekking tot het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens, gericht op het verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen-in-engere-zin (het nemen van beslissingen door bestuurders door het maken van keuzen uit alternatieve mogelijkheden), het doen functioneren en het beheersen van een huishouding en ten behoeve van de verantwoordingen die daarover moeten worden afgelegd. Naar het oordeel van het Gerechtshof Den Haag (Hof Den Haag, 8 september 2015, ECLI:NL:GHDHA:2015:2563) moet onder de administratie van een onderneming worden verstaan: ‘boeken en bescheiden waarin aantekening is gehouden, de balansen, verlies- en winstrekening, grootboekkaarten, kasstroomoverzichten en brieven waaruit de vermogenspositie volgt. De aard en omvang van de onderneming zijn mede bepalend voor de vraag aan welke eisen een administratie moet voldoen. Naarmate de onderneming groter wordt mogen er aan de administratie hogere eisen worden gesteld’.

Uit de administratie dient doorlopend te blijken wat de rechten en verplichtingen van de administratieplichtige zijn. De eisen van het bedrijf of beroep van de administratieplichtige zijn bepalend voor de omvang en inrichting van de administratie, vgl. HR 11 juni 1993, NJ 1993, 713, ECLI:NL:HR:1993:ZC0994 (Brens q.q./Sarper). In dit arrest overwoog de Hoge Raad (t.a.v. artikel 2:10 BW (2:14 BW (oud)) dat aan de administratieplicht is voldaan indien snel inzicht kan worden verkregen in de debiteuren- en crediteurenposities op enig moment en dat deze posities en de stand van de liquiditeiten, gezien de aard en de omvang van de onderneming, een redelijk inzicht geven in de vermogenspositie. Zie ook HR oktober 2014, ECLI:NL:HR:2014:2932, NJ 2014, 456, «JOR» 2014/327 (m.nt. Harmsen).

C.3: Vermogenstoestand

De tekst van de bepaling spreekt van de vermogenstoestand én van alles betreffende zijn bedrijf of beroep. Hieruit volgt dat op grond van artikel 3:15i BW ook ten aanzien van het niet tot het bedrijf behorende vermogen of niet voor de beroepsuitoefening aangewende vermogen administratie moet worden bijgehouden.

C.4: Risico’s

Indien een vennootschap waarop artikel 2:138 BW/2:248 BW van toepassing is volledig aansprakelijk vennoot is van een vennootschap onder firma of commanditaire vennootschap en niet is voldaan aan de verplichtingen uit artikel 3:15i BW, dan geldt in geval van faillissement dat het bestuur zijn taak onbehoorlijk heeft vervuld en wordt vermoed dat de onbehoorlijke taakvervulling een belangrijke oorzaak is van het faillissement (artikel 2:138 BW/2:248 lid 2 BW). Voorts kan het niet-naleven van de administratieverplichting onder omstandigheden leiden tot strafrechtelijke aansprakelijkheid, zie artikel 340 onder 3°Sr, 341 sub a onder 4° en sub b onder 4° Sr, 342 onder 3° Sr en 343 onder 4° Sr.