De carpoolregeling
De meeste werknemers moeten reizen om op hun werk te komen. Dit gebeurt vaak met een eigen auto of een bedrijfsauto. Om kosten te besparen wordt soms een carpool georganiseerd. Hoe dit fiscaal uitpakt, hangt af van twee belangrijke vragen: wie organiseert het carpoolen en reist de werknemer met zijn eigen auto of met een auto van de zaak?
Vergoed reiskosten van de werknemer
De werkgever kan zonder meer een onbelaste reiskostenvergoeding van maximaal EUR 0,19 per kilometer geven aan werknemers die met de eigen auto zakelijk (inclusief woon-werkverkeer) reizen. Ook onder de werkkostenregeling geldt, ongeacht het vervoermiddel, een gerichte vrijstelling van EUR 0,19 per zakelijke kilometer. De werknemer die met de motor, fiets of openbaar vervoer naar het werk reist, kan dus ook een onbelaste vergoeding krijgen. Gerichte vrijstellingen zien op kosten waarbij het zakelijk karakter prevaleert. Daarom zijn deze vrijstellingen onbelast en gaan deze niet ten laste van de vrije ruimte van 1,5%.
Bovenmatige vergoeding
Stel een werkgever betaalt aan zijn werknemers een reiskostenvergoeding van EUR 0,30 per zakelijke kilometer. De werkgever mag deze gerichte vrijstelling opknippen in een deel dat onbelast kan worden vergoed (EUR 0,19 per zakelijke kilometer) en een deel dat niet onbelast kan worden vergoed (EUR 0,11 per zakelijke kilometer). Vervolgens kan hij het bovenmatige deel van EUR 0,11 belasten als loon van de werknemer dan wel - bij toepassing van de werkkostenregeling - onderbrengen in de vrije ruimte. Voor zover de vrije ruimte al volledig is benut is de bovenmatige vergoeding bij de werkgever belast als eindheffing tegen 80%.