Een landelijke bewaarplaats van protocollen

Samenvatting

De protocollen die onder de notaris berusten, werden tot voor kort voornamelijk in bewaarplaatsen bij de gerechten bewaard. Vanaf begin 2008 is gewerkt aan de inrichting van een landelijke bewaarplaats waar alle protocollen ouder dan 20 jaar centraal bewaard worden. In dit artikel ga ik in op de oude situatie, de Archiefwet 1995 (Stb. 1995, 276) en de overgang naar één landelijke bewaarplaats.

Tekst

Bewaarplaats in de rechtbanken

De notariële archieven zijn sinds de Napoleontische tijd bij de rechtbanken ondergebracht, deels omdat het notarisambt destijds meer het karakter van overheidsfunctionaris impliceerde en waarschijnlijk ook vanuit de gedachte dat notariële akten executoriale kracht kunnen hebben en van overheidswege gecontroleerd bewaard moeten worden. Artikel 69 van de Wet op het Notarisambt (Wna) van 6 mei 1878 (Stb. 1878, 29) bepaalt dat “in de hoofdplaats van elk arrondissement in het gebouw, alwaar de regtbank zitting houdt, of in zoodanig ander gebouw als daartoe door Ons zal worden aangewezen, wordt eene algemeene bewaarplaats der minuten, registers en repertoria opgerigt, staande onder toezigt der Kamers van Toezigt.”

Gedurende lange tijd is dit artikel vrijwel ongewijzigd in de Wet op het notarisambt opgenomen. Tot aan de inwerkingtreding van de reparatiewet op de Wna, 1 september 2004, was bepaald dat de notariële archieven waren ondergebracht in de hoofdplaatsen van de arrondissementen (met als achtergrondgedachte uiteraard dat de rechtbankgebouwen daar staan). De vernieuwing van de Wna in 1999 in combinatie met de reparatiewet heeft meegebracht dat de Minister van Justitie zorgdrager is voor de notariële archieven. Juist om de mogelijkheden voor (her)huisvesting te verruimen is de oude bepaling toen…