"Betrouwbare informatie voor beleidswerk."

Header Sdu VIND - Ik VIND het - John

Hoe elke beleidsmedewerker snel over de juiste kennis kan beschikken

In de zomer van 2021 veranderde er iets aan het paspoort. De chip bevat sindsdien twee vingerafdrukken, en het burgerservicenummer kreeg een QR-code op de achterkant (zie ook informatie op Rijksoverheid). Het zal veel burgers weinig interesseren. Maar gemeentekantoren die de paspoorten uitgeven, moeten hun hele uitgifteproces erop aanpassen. In Boekel is beleidsmedewerker burgerzaken John Verstappen op zo’n moment degene die de kar trekt. Van communicatiecollega’s tot de medewerkers bij de balie of aan de telefoon, hij zorgt dat iedereen op de hoogte is en de nieuwe regels worden nageleefd. Maar dit is slechts een kleine greep uit het werkende leven van deze beleidsmedewerker.

Toen John jong was droomde hij niet van een baan als ambtenaar. Nee, een carrière als voetballer leek hem wel wat. Maar helaas, net als voor veel jonge jongens, was het niet voor hem weggelegd. "In Gemert, waar ik woonde, ben ik toen op het gemeentekantoor beland. En sindsdien heb ik altijd in het burgerzaken wereldje gezeten", aldus John. "Wat ik daar leuk aan vind, is het contact met mensen. Je bent altijd met mensen bezig, iets voor mensen aan het regelen. Dat past goed bij me."

Sdu VIND - Ik VIND het - John

"Als ik binnenkom, zet ik mijn pc aan, check ik mijn e-mail en dan log ik ook meteen in op de VIND Kennisbank. Ik gebruik hem gedurende de hele dag."

John Verstappen Beleidsmedewerker burgerzaken, gemeente Boekel

Een dynamische wereld vol regels

Veel mensen zullen een beeld hebben van het werk van een beleidsmedewerker. En grotendeels klopt dat beeld ook nog. John: "Ik ben dagelijks bezig met het vaststellen van regels en controleren of regels goed uitgevoerd worden. Kloppen de regels nog? Moeten ze geactualiseerd worden? Mocht dat nodig zijn, dan zorg ik ervoor dat dat bij het college van B&W of de raad terecht komt. Zij kunnen vervolgens besluiten nemen die we daarna publiceren." Als je het zo bekijkt, lijkt er bijna geen groter contrast mogelijk dan tussen een carrière in de sport en die op het gemeentekantoor, maar volgens John valt dat best mee. Althans, op zijn afdeling dan. "Burgerzaken is echt een dynamisch geheel. Gelukkig maar, want ik ben van de dynamiek en de actie."

Wanneer regels een gemiddelde werkdag domineren, is er één element onmisbaar om goed werk te leveren. "Kennis. Wij kunnen niet zonder kennis en de juiste informatie", zegt John. "Los van een goede opleiding, moeten we weten waar we over praten."
Om aan die behoefte te voldoen, gebruikt de gemeente Boekel de online kennisbank VIND Burgerzaken. Hierin kunnen John en zijn collega’s terecht voor gevalideerde vakinformatie over zaken als de BRP, de burgerlijke stand, nationaliteit en verkiezingen. Voor iemand als John is zo’n kennisbank onmisbaar ter ondersteuning van het werkproces. "Als ik binnenkom, zet ik mijn pc aan, check ik mijn e-mail en dan log ik ook meteen in op de VIND Kennisbank. Ik gebruik het gedurende de hele dag."

 

"Op internet kon ik wel dingen vinden, maar niet precies wat ik zocht. In VIND stond wel wat ik zocht."

 

Snelle toegang tot redactionele kennis

John gebruikt VIND Burgerzaken dus dagelijks. Maar bij wat voor casussen komt het van pas? Een voorbeeld; Boekel is geen grote gemeente, maar toch trouwen er elk jaar enkele tientallen mensen. En daar zijn trouwlocaties voor nodig. "We hebben het gemeentehuis en nog een locatie, maar een derde locatie is ermee gestopt", vertelt John. "Nu hebben nieuwe partijen belangstelling getoond om in dat gat te springen en zijn wij bezig om daar regels voor op te stellen. Want voor iedereen die zich meldt, moeten die regels hetzelfde zijn."

In een land als Nederland zijn er uiteraard richtlijnen voor trouwlocaties, opgesteld door de landelijke overheid. "Dat is waar je naar op zoek gaat, want die dienen dan als startpunt", vertelt John. "Op internet kon ik wel dingen vinden, maar niet precies wat ik zocht. In VIND stond wel wat ik zocht, alleen had ik nog een vraag. Die kon ik direct aan de redactie stellen en dan krijg je ook snel een antwoord. Dat antwoord heb ik nu gebruikt als basis voor de beleidsregels rondom trouwlocaties."

"Het is namelijk mogelijk om ook lokaal beleid en werkinstructies toe te voegen en te publiceren. Dat werkt veel beter dan het zomaar met mensen delen."

Ook de plek voor het publiceren van eigen beleid

Maar John doet meer dan landelijke richtlijnen uit VIND halen en vertalen naar lokale regels. Soms werkt het andersom, zoals laatst met de Basisregistratie Personen (BRP). "We hebben net een nieuwe verordening vastgesteld van de BRP en deze willen we aan VIND toevoegen. Het is namelijk mogelijk om ook lokaal beleid en werkinstructies toe te voegen en te publiceren. Dat werkt veel beter dan het zomaar met mensen delen. Iets waar we in onze gemeente ook naartoe willen. Zodat VIND een belangrijke bron van waarheid en dé plek waar alles te vinden is."

Zonder kennis is een beleidsmedewerker verloren. Deze kennisbank is dan ook een onmisbare tool. John: "Ik maak veel gebruik van VIND en probeer dat echt te stimuleren onder mijn collega’s. Binnenkort wil ik graag iemand van VIND uitnodigen voor een training, zodat we worden meegenomen in wat er allemaal kan. En misschien, hopelijk, krijgen we dan zelfs andere afdelingen enthousiast en gaat het hele gemeentekantoor van Boekel profiteren. Van de balie tot de backoffice en de beleidsmedewerkers."

Benieuwd naar de andere verhalen?

VIND is er voor de frontoffice, backoffice, beleidsmedewerkers en informatiebeheer. 
Vier gemeenten vertellen over de hun ervaringen met VIND en hoe het hen ondersteunt bij de uitvoering van hun werkzaamheden. Lees hier de andere verhalen. 

Frontoffice

Lees het verhaal van Anike Oosterom, gemeente Coevorden

vera rustema

Backoffice

Lees het verhaal van Peter Kuijmans, gemeente Zwijndrecht

peter kuijmans

Frontoffice

Lees het verhaal van Vera Rustema, gemeente Coevorden

vera rustema

 

Informatiebeheer

Lees het verhaal van Monica Braun, gemeente Landsmeer

monica braun