Groupe Sterne
‘De CSRD-rapportage vraagt om een teaminspanning’
Introductie
De in 1972 in Frankrijk opgerichte Groupe Sterne is een belangrijke Europese speler op het gebied van duurzaam vervoer en hoogwaardige multiservice logistiek. Via verschillende dochterondernemingen biedt de onderneming documenten- en pakketkoeriersdiensten in de hele wereld aan. Het centrum van de activiteiten van Groupe Sterne bevindt zich in Frankrijk, waar zij circa 55% van haar omzet genereert. Het bedrijf groeit in Europa en Azië, met een netwerk van kwaliteitspartners. Naast de gevestigde transport- en overnight-diensten heeft de groep drie aanvullende oplossingen ontwikkeld om haar klanten beter te bedienen (tijdkritisch, stads- en expressdaglevering, aftermarket) en een digitaal platform. In 2022 boekte Groupe Sterne een omzet van 500 miljoen euro.
Over Loic Chavaroche
Voordat ik 7 jaar geleden bij Groupe Sterne terechtkwam, werkte ik in de consulting en industrie. Ondanks deze atypische achtergrond werk ik inmiddels als hoofd Kwaliteit-Veiligheid-Beveiliging-Omgeving van Groupe Sterne. Ik heb een achtergrond in Arbo, Veiligheid en Milieu en heb me daarna gespecialiseerd in Kwaliteit. Ik trad toe tot de transportsector als Director of Operations Europe en keerde daarna terug naar mijn eerste baan, waarbij ik organisaties leidde op het gebied van kwaliteit, veiligheid en milieu.
Nadat ik in 2014 mvo-evaluaties had geïmplementeerd, nam ik de leiding over de duurzame ontwikkeling binnen Groupe Sterne. De focus ligt op het uitvoeren van de ESG-visie. De implementatie van een ‘Sustainable Linked Loan’ binnen de groep maakt de versnelling van onze CSR- en ESG-strategie mogelijk. We zijn als Groupe Sterne toegewijd aan de SBTi- en Global Compact initiatieven. We implementeren op dit moment ESG-rapportageoplossingen om te kunnen anticiperen op toekomstige CSRD en taxonomische regelgeving. Als deelnemer aan het ‘Extra Financial Information Certificate Program’ aan de universiteit van Parijs Dauphine versterk ik zelf nog mijn vaardigheden op het gebied van rapportage, auditen en rating om onze groep te ondersteunen in haar missie om de ‘Best in Class’ te worden.
De context
In Frankrijk zijn ondernemingen met meer dan 500 medewerkers en meer dan 200 miljoen euro jaaromzet al een jaar of 6 wettelijk verplicht (DPIF) om te rapporteren op niet-financiële informatie binnen de eigen organisatie. Dit maakt dat we in ons land een stuk verder zijn met onze voorbereidingen voor CSRD dan onze bedrijven elders in Europa, zoals bijvoorbeeld Duitsland, Nederland, België, Spanje of Italië. Desondanks staan we voor een immense opgave.
De uitdagingen
De eerste enorme uitdaging zit hem in de omvang van de CSRD-rapportage. Voor de DPIF rapporteren we al op 350 key performance indicatoren (kpi’s). Met de komst van de CSRD komen daar nog eens 150 kpi’s bij. Dan zit je dus op een totaal van 500 kpi’s! Dat zijn er in onze ogen veel te veel. Het gaat bedrijven, helemaal beursgenoteerde ondernemingen met minder werknemers die ook CSRD-plichtig zijn, ongekend veel tijd en energie kosten om al die kpi’s te meten. De vraag is of dat te behappen is.
De tweede grote uitdaging zit hem in de meetbaarheid van alle kpi’s. CSRD is door de wetgever zo bedacht dat we straks uniforme kpi’s hebben en zo bedrijven eenvoudiger met elkaar kunnen vergelijken. Al deze 500 meetindicatoren vormen straks in de CSRD-rapportages dus een soort foto van je bedrijf waaruit je kunt aflezen hoe groot de impact van je activiteiten is op mens en milieu. Denk aan zaken als: de CO2-uitstoot, de impact op biodiversiteit of de mensenrechtenschendingen in de hele keten. Dat klinkt mooi op papier, maar er is een groot probleem, namelijk: de meetbaarheid. Dat komt doordat de definitie van de verschillende kpi’s niet uniform is. Neem de basis van de sociale pijler: het fulltime werknemerschap (fte). Wij zijn als Groupe Sterne in vele landen werkzaam, maar nergens in Frankrijk, Duitsland, België, Spain, Portugal of Italië vinden we hetzelfde aantal uren bij de definitie voor een fulltimebaan. Het is maar één voorbeeld, maar zo zijn er veel meer. Hoe kun je met ongelijke meetwaarden de impact van ieders activiteiten op mens en milieu berekenen? Stel je eens voor hoe we dat moeten gaan berekenen voor al die andere zaken, want governance betekent in Roemenië ook weer heel iets anders dan in Frankrijk of België. En zo kan ik nog vele voorbeelden noemen. Het is erg complex.
EFRAG
Als beste van de klas is Groupe Sterne namens de Franse transportsector aangesloten bij de ANC Sustainability Board namens EFRAG Sustainability Reporting Board*. Daar praat ik als sustainability expert mee over de uitvoering van de CSRD. We hebben in dit klankbord van de Europese Commissie aangedrongen om het aantal kpi’s te verlagen. Veel bedrijven zijn namelijk nog niet klaar om een CSRD-rapportage in 2024 of 2025 op te kunnen leveren. Er zijn onduidelijkheden over het verzamelen van data voor de verplichte rapportage, maar ook voor de methode om te rapporteren.
Ons voordeel
Elke stap die we als Groupe Sterne zetten op het gebied van duurzaamheid is belangrijk voor ons. We willen namelijk de beste van onze sector zijn. We hebben een groot voordeel. We zitten via de eigenaar van ons bedrijf, LBO, in een energietransitiefonds voor Europa. Hierdoor zijn onze financiële resultaten op duurzaamheidsgebied gelinkt aan het bedrijfsresultaat en ontvangen we een behoorlijke bonus vanuit de bank als we dankzij duurzaamheidsinspanningen vooruitgang boeken in ons bedrijfsresultaat. Deze bonus investeren we grotendeels weer direct in ons bedrijf en verbeteren zo de duurzaamheid nog verder. Dit maakt dat we ontzettend veel kunnen doen op het gebied van duurzaamheid.
De invloed van CSRD
De CRSD komt op het moment dat we als Groupe Sterne zelf al bezig zijn met rapportages op 350 niet-financiële kpi’s (vanwege de DPIF) én deel uitmaakten van het LBO-transitiefonds. De CSRD-richtlijn brengt ook voor onze organisatie extra kpi’s. We houden alle circa 500 kpi’s bij met software, want anders is het niet te doen. Het is een uitdaging, risicovol ook.
Onze concurrentiepositie is sterk dankzij het transitiefonds waar we inzitten, maar heb je dat niet als bedrijf dan is CRSD een enorme uitdaging en risicovol. Het kost je namelijk enorm veel tijd en geld en je krijgt er geen beloning voor terug. Behalve de besparingen op duurzaamheidsvlak natuurlijk. Het motiveert om nóg meer te verduurzamen als je beloond wordt voor behaalde doelen.
En dat is een volgend enorm risico: de kosten. Allereerst de assurancekosten voor de CSRD-rapportage. Als we zien wat we nu al betalen voor een audit op 350 non-financial kpi’s, dan wordt het voor sommige bedrijven echt onbetaalbaar om jaarlijks te betalen voor de accountantscontrole voor de CSRD-rapportage. Dan heb je ook nog alle kosten voor je eigen medewerkers die zich met CSRD bezighouden. In mijn team in Frankrijk zijn er elke dag vier personen, waaronder twee stagiaires, bezig met duurzaamheid. In Duitsland hebben we een team van zes personen, dat overigens ook werkt voor de andere landen waarin we actief zijn. Managers binnen de hele groep voorzien ons van input voor de kpi’s. CSRD vraagt om een teaminspanning. CSRD raakt ook alle afdelingen.
Wij rapporteren op onze kpi’s via Reporting 21. Deze tool is voor bedrijven boven de duizend werknemers het beste. En geloof me, ik heb er al veel gezien en geprobeerd. Bedrijven tussen de 250 en 1.500 werknemers zijn het beste af met de EPIC-software van Lafebvre Sarrut.
‘Bedrijven hebben dringend hulp nodig’
Er is dringend een werkbare oplossing nodig voor bedrijven (met 250-1.500 medewerkers) om veel tijd en kosten te besparen op CSRD-rapportages. Om deze reden ben ik erg geïnteresseerd in de EPIC-software waarmee je op de drie pijlers (environment, social en governance) hulp krijgt om je CRSD-rapportages goed op te stellen. Het is een uniek hulpmiddel en biedt bedrijven een betrouwbare methode om te rapporteren.
Bezien vanuit mijn rol bij het officiële syndicaat (EFRAG) denk ik dat deze software echt een oplossing kan gaan bieden voor die vele duizenden middelgrote bedrijven. Zij hebben namelijk echt hulp nodig. CSRD is gigantisch in omvang; Er zijn meer dan twaalf diagnostische voorschriften om te volgen. Elke bedrijf krijgt straks ook nog een eigen addendum met specifieke kpi’s. En dan zijn er meer dan veertig regels per branche om te volgen!
Kansen
In de jaren 90 was werken aan kwaliteit en veiligheid een sta-in-de-weg. Je kreeg er een naar gevoel bij, omdat het je vaak afremde in je bedrijfsontwikkeling. Die manier van denken is helemaal anders voortaan. Wij hebben als Groupe Sterne vrij snel gezegd: Het streven naar duurzaamheid is een grote kans om je te onderscheiden in de markt. Dat maakt dat wij er anders naar zijn gaan kijken en ontwikkelingen op dit vlak zijn gaan omarmen. Wij hebben hierdoor een grote voorsprong op andere bedrijven in onze branche.
CSRD biedt bedrijven een kans om eigen duurzame kpi’s te ontwikkelen. En een kans om bedrijven met elkaar te vergelijken. Dit zet een onderneming wel op scherp om zich te blijven ontwikkelen op duurzaamheidsvlak.
‘Je ziel in CSRD stoppen’
Natuurlijk is het interessant om een vergelijking te kunnen maken tussen je bedrijven. In dat opzicht is de CSRD-rapportages van meerwaarde. Maar waarschijnlijk verliezen wij als bedrijf wel een deel van onze ziel in deze CSRD-rapportage. Dat komt doordat we alleen rapporteren op environment, governance en social, terwijl onze inspanningen op het gebied van environment en safety ons zo kenmerken. De wetgever maakt dit niets uit, terwijl dit voor ons heel erg belangrijk is. Misschien worden we gehoord en komen er in de toekomst nog meer pijlers bij.
Uitdagingen
Tegelijkertijd is er door CSRD vooral een risico vanwege de onthulling van alle informatie. Bijvoorbeeld op sociaal vlak. We moeten heel veel data samenbrengen. Hoe meer je echter in een systeem stopt, hoe beter je systemen beschermd moeten zijn. De bescherming van je data is zeker ook een uitdaging voor bedrijven.
Als je CSRD leest en kijkt naar alle voorschriften, dan is het ook een enorme uitdaging om alle informatie bijeen te brengen. We zijn nu al gestart met voorbereidingen voor onze proef-CSRD rapportage. We zijn in september 2022 gestart met informatie verzamelen en in november begonnen met schrijven, zodat we in april 2023 klaar kunnen zijn om te rapporteren. Dit voorwerk is nodig om klaar te zijn voor de verplichte rapportage over 2024. Zijn we straks op tijd klaar? Ik hoop het. We hebben nog een kleine 2 jaar om te ‘oefenen’. Ik denk dat we klaar zullen zijn, maar je moet ook nog een audit laten doen van je data en zoals gezegd het grootste probleem zijn de kosten voor deze controle. Deze uitdaging is niet te overzien op dit moment. Het valt niet mee om hier geld voor te vinden. Dit zal bedrijven in de problemen brengen.
Deze zorg heb ik uiteraard ook bespreekbaar gemaakt binnen EFRAG. Plat gezegd: we worden bij Groupe Sterne door onze klanten betaald voor onze transporten, maar niet om steeds meer kpi’s te creëren en vreselijk dure audits te bekostigen. Dat bedrijven hierdoor financiële zorgen krijgen kan nooit de bedoeling zijn van een wettelijke rapportage!
Goede software is noodzakelijk!
Met het oog op de auditkosten voor je CSRD-rapportage is een investering in professionele software echt noodzakelijk. Als je geen geschikte software hebt om te rapporteren, kan je accountant geen link maken met je systeem om de data te ontvangen die hij moet controleren voor de audit. De juiste software zorgt ervoor dat hij heel snel kan werken en jij de kosten zo laag mogelijk houdt.
“‘Er is dringend een werkbare oplossing nodig voor bedrijven om veel tijd en kosten te besparen op CSRD-rapportages.’ ”
ESG pijlers van Groupe Sterne
Environmental
We rapporteren onze ‘environmental impact’ grotendeels met data die onze carbon footprint bepaalt. En dan de volledige scope 1,2, 3 en de nieuwe scope 4. Die laatste betreft de non-product emission. Veel bedrijven doen dit nog niet, maar deze is volgens ons ook nodig. Daarom werken we aan de levenscyclus van onze producten. In 2023 willen voor 100% werken met recyclebare systemen.
Data krijgen we uit vele bronnen. Denk aan de bedrijven die ons voorzien van water, gas, energie, brandstof. (scope 1 en 2), maar ook van onderaannemers waarmee we samenwerken (scope 3). We rapporteren via de tool Reporting 21. Deze software is gelinkt aan ons financiële systeem dat onze accountant dus ook makkelijk kan uitlezen voor zijn audit. Grote uitdaging op deze pijler is om onze uitstoot verder te reduceren en zo onze ecologische voetafdruk als transportbedrijven zo klein mogelijk te maken. We zijn een referentiespeler in het koolstofvrij maken van de transportsector. Dat is helemaal niet eenvoudig overigens. We zijn constant op zoek naar oplossingen die niet onze prijzen verhogen, maar die onze ecologische voetafdruk wel verder kunnen verlagen. Dat is een hele operatie op zich.
De grote kans bij het meten van je environmental impact is uiteraard om de allerbeste te zijn in je branche. Tegelijkertijd heeft een van onze bedrijven al tegen haar klanten gezegd: ‘Oké, 2021 is voor ons de nullijn qua CO2-uitstoot. Dat betekent dat we vanaf nu onze CO2 moeten gaan verlagen. Als dat lukt, krijgen we steun vanuit Europa en kunnen we onze dienstverlening verder verduurzamen.’ Deze benadering is interessant. Want als je dus de beste bent (in het verlagen van je uitstoot per gewicht en per kilometers) en je klanten zien dat, dan willen ze om die reden met jou zaken doen. Zij willen je helpen met de doelstelling om CO2 te besparen, omdat voor hen de dienstverlening dan ook verbetert. Zo creëer je dus nieuwe waarde op je transport. Het geeft klanten een goed gevoel als hun pakketje aankomt, want ze hebben zelf in hun keuze ook bijgedragen aan de CO2-verlaging. Dit geeft dus nóg meer energie als de chauffeur op je stoep staat. Het is echt een prachtige kans om zo enerzijds verder je uitstoot te reduceren én anderzijds zo klanten aan je bedrijf te binden.
Social
CSRD brengt ons op sociaal vlak veel nieuwe verplichtingen, maar alleen op het gebied van kpi’s. Dat komt doordat we er al veel aan doen in Frankrijk. Een paar jaar geleden zijn we gestart met EcoVadis. Dit helpt ons onze milieugerelateerde, sociale en ethische prestaties, kortweg duurzaamheid, in beeld brengen en verbeteren. Je wordt beoordeeld op vier duurzaamheidsthema’s: milieu, arbeid- en mensenrechten, ethiek en duurzame inkoop en krijgt een aparte scorekaart voor de uitstoot van carbon. Hiervoor vraagt EcoVadis om 50 indicatoren in beeld te brengen. Het grote probleem was aanvankelijk dat ze aanvullende informatie wilden over zaken die helemaal niet in onze data zijn vastgelegd. Bijvoorbeeld het aantal uren dat onze mensen overdag of ’s nachts werken, het aantal uren dat onze medewerkers van huis zijn. Dat was erg lastig. Gelukkig geeft ons sociaal verslag voldoende inzicht in de belangrijkste cijfers om de situatie van de onderneming op sociaal vlak te beoordelen, de realisaties vast te leggen en de evoluties te meten die zich tijdens het afgelopen jaar en de twee voorgaande jaren hebben voorgedaan. Het bevat informatie over werkgelegenheid, beloning, arbeidsomstandigheden, met name gezondheid en veiligheid, opleiding, professionele relaties, het aantal gedetacheerde werknemers en de leefomstandigheden van werknemers. Dit sociaal verslag geeft dus een gekwantificeerd beeld van de tewerkstellings-situatie in ons bedrijf.
Een uitdaging op de sociale pijler is nu dat we bij aangekochte bedrijven weer nieuwe indicatoren moeten formuleren. Er is ook geen heldere afspraak vanuit CSRD hoelang het duurt voordat je de nieuwe onderneming in je CSRD-indicatoren opneemt. Dit zou afhankelijk zijn van de grootte van het bedrijf, maar eerlijk gezegd wachten we nog op een laatste update over de wetgeving op dit vlak. En dan te bedenken dat we in 2024 moeten starten met de CSRD-rapportage! Het duurt in elk geval maanden voordat we het aangekochte bedrijf in lijn hebben voor de rapportage.
De grootste uitdaging is voor ons als multinational het invullen van alle definities. We maken nu voor elk land een eigen indicator, omdat er nog niet één uniforme indicator is. Eerder noemde ik al het voorbeeld van de definitie van fulltime. Zo zijn er vele definities nader in te vullen. Binnen ons bedrijf zijn we 2 jaar geleden gestart met niet-financiële zaken rapporteren. We hadden twee oplossingen en hebben ervoor gekozen per kwartaal de indicatoren in te vullen: 316 in totaal. We hebben er nu 250 tot 300 die elk kwartaal per branche en per business unit ingevuld moeten worden. Met 65 units in Europa creëren we elk kwartaal dus veel informatie. Dat is uiteraard interessant, want hierdoor kunnen we trends zien en nieuwe strategieën bepalen. Dit is een kans om je ROI (return on investment) te verhogen. Dit is winst voor je bedrijf en dus een belangrijke kans. Als je de informatie bovendien gebruikt om mensen in je organisatie gericht te sturen, kun je iedereen meenemen in je duurzame strategie.
Een mooie kans is ook om je recruitment een impuls te geven. We hebben zelf bijvoorbeeld nog een lange weg te gaan om vrouwen aan de top te krijgen in de transportsector. Het is toch van oudsher een mannenwereld. Dit is voor ons een grote uitdaging. Er zijn overigens wel meer vrouwen bij ons bedrijf komen werken, maar nog niet in de top. De inzichten die je krijgt dankzij de CSRD-metingen zullen inzichten geven en de noodzaak tot maatregelen rondom de aanstelling van vrouwelijke topmanagers duidelijk maken.
Governance
Duurzaamheid is eenvoudig georganiseerd in onze organisatie. De CSR is nu gelinkt aan onze directeur. Ik zit als Group Chief Quality-Safety-Security-Environment Officer (in Frankrijk) en Group Chief sustainability & CSR-ESG in onze strategie commissie. Ikzelf kom uit de operatie, dat is volgens mij een voorwaarde om succes te hebben met je duurzaamheidsplannen. Je móet weten wat er op de werkvloer leeft én je moet het samen met hen uitvoeren. Anders blijft het bij mooie plannen op papier.
In de strategische commissie zitten ook onze investeerders. Zoals eerder gezegd is het dankzij ons investeringsfonds eenvoudig voor ons om geld vrij te maken voor duurzaamheidsprojecten. Zolang het aantoonbare besparingen oplevert, kunnen we investeren. Duurzaamheid vormt het kloppend hart van onze onderneming.
Verder praten wat de CSRD voor jou betekent?
Het starten of versnellen van je ESG-reis doe je niet zomaar. We snappen dat je vragen hebt over de impact op jouw organisatie. Daarom staan onze adviseurs klaar om je te begeleiden. Of je nu aan het begin van je ESG en CSRD implementatie staat of al initiatieven heeft lopen, we kunnen samen met je werken aan het versterken van je inzet voor maatschappelijk verantwoord ondernemen.
Meer informatie?
Of je nu aan het begin van jouw duurzaamheidsreis staat of al initiatieven hebt lopen, we kunnen samen met je werken aan het versterken van je inzet voor maatschappelijk verantwoord ondernemen. We nodigen je uit om contact met ons op te nemen voor een persoonlijk gesprek met onze adviseurs.