Koninklijke Jaarbeurs

Introductie

Over de Koninklijke Jaarbeurs

Koninklijke Jaarbeurs organiseert en faciliteert beurzen, congressen, evenementen en andere meetings. Live in Utrecht en online. Van grote beurzen, evenementen en shows tot kleinschalige vergaderingen en zakelijke congressen. Jaarbeurs beschikt over elf beurshallen, vier aparte congreslocaties en dertig vergaderzalen. Jaarlijks trekt de evenementenlocatie zo’n 2,3 miljoen bezoekers. Bij Jaarbeurs werken ongeveer 300 medewerkers. De jaaromzet bedraagt zo’n 100 miljoen euro. 

Over Marloes van den Berg

Ruim 15 jaar geleden startte ik als management trainee. Jaarbeurs was toen een totaal ander bedrijf, een holding met drie werkmaatschappijen. Tussen 2017 en 2020 was ik commercieel directeur. Toen we als directieteam in 2019 duurzaamheid centraal zette in onze bedrijfsstrategie ontstond de nieuwe functie Chief Sustainability Officer. Ik kreeg hierop de kans om de transformatie naar een duurzame organisatie vorm te geven.  

De uitdaging

Op het moment dat ik aan mijn functie Chief Sustainability Officer begon, wist ik nog niet zoveel van duurzaamheid. Wel vond ik verandermanagement interessant. Ik kende het bedrijf al goed en kreeg het mandaat om grote veranderingen door te voeren. Heel fijn, want dat is uiteindelijk waar duurzaamheid over gaat: gedragsverandering. Ik begon met het opstellen van een duurzaamheidsstrategie en heb vervolgens deze strategie geïntegreerd in alles wat Jaarbeurs doet.

De uitvoering

Om draagvlak te krijgen voor het duurzame beleid dat je bedenkt, is het noodzakelijk dat je alle lijnverantwoordelijken in de organisatie meeneemt in je strategie. Ik zit als Chief Sustainability Officer nog steeds in de directie. Echter, elke beslissing die ik neem, wordt direct in de lijn belegd. Hebben we het plan om alle restaurants vegetarisch te maken? Dan is het onze directeur horeca die zelf de implementatie begeleidt en doet. Die top-down-benadering werkt perfect. Ik kijk vervolgens waar we staan ten opzichte van onze duurzame ambities en ben uiteraard ook verantwoordelijk voor alle partnerships

Belangrijk voor de uitvoering is dat ik als CSO geen eigen afdeling of team heb. Anders kun je als ‘dat duurzame clubje’ worden weggezet. Dat moet je niet willen als organisatie. Het duurzame beleid is iets van alle leidinggevenden en alle medewerkers. Dit is hét green team. Ook voor medewerkers is er zo’n team, dat werkt erg goed voor het draagvlak in de organisatie. Het green team draagt de plannen uit naar de uitvoerende teams. Samen maken we alle plannen en bepalen de doelen en kpi’s. Ik zorg als CSO dat alles bij elkaar komt. Dat werkt goed. Iedereen voelt dat duurzaamheid belangrijk is en komt afspraken na.

Onze ambitie

We hebben de lat hoog gelegd als organisatie. Jaarbeurs wil in 2030 de meest duurzame organisator en facilitator van beurzen en events in Europa zijn. Bij deze ambitie doen we drie beloftes:

1. Betrokken bij Utrecht
2. CO2 neutraal opereren
3. Duurzaamheid aanjagen en versnellen in alle markten waarin we actief zijn

Lastig is het natuurlijk met zo’n ambitie dat je (nog) geen vergelijkingsmateriaal hebt van andere venues. Of dat er strikte richtlijnen zijn vanuit een overheid waaraan je als evenementenlocatie minimaal moet voldoen om jezelf ‘duurzaam ’ te mogen noemen. Dus hoe toets je dan of je het duurzaamst bent? We laten ons er niet door weerhouden om duurzame stappen te zetten. Je kunt genoeg doen zonder richtlijnen.

Vooralsnog zeggen we: het is een ambitie. We zijn dus niet eerst alle cijfers bij elkaar gaan zoeken om dit te meten en bewijzen, maar zijn gewoon optimistisch aan de slag gegaan met acties. En je moet hierbij de lat wel hoog leggen als je dus niks aan maatstaven of cijfers hebt. Met een grote ambitie spreek je in elk geval de serieusheid van je inspanning uit. Kortom: ik ben eerst gestart met de lat hoog leggen en ben nu bezig met data ophalen en er meer gevoel bij krijgen. Dus waar we staan en wat er nog moet gebeuren? Er is nog geen ‘strijd’ met andere venues op dit vlak, dat hoeft ook niet. Hoe meer er meedoen, hoe beter. Velen kijken wel naar wat we doen. Het zet hen in elk geval aan om ook serieuzer met duurzaamheid aan de slag te gaan.

Onze mindset

Ik heb vooral gedacht toen duurzaamheid op mijn bordje kwam: Bring it on! Ja, er zijn volop uitdagingen en hobbels op weg naar bijvoorbeeld de CSRD-rapportage, maar aan de andere kant is duurzaamheid gewoon een positieve businesscase. We zijn ook echt aan het kijken hoe we in onze business kunnen versnellen. Bijvoorbeeld door awards uit te reiken voor de duurzaamste deelname en het duurzaamste producten. Nu moeten we nog veel zaken najagen, ik hoop dat eventmanagers uiteindelijk zelf bedenken dat ze hun evenement duurzaam gaan inkopen en opzetten. Hetzelfde geldt voor leveranciers. Ik kijk uit naar de dag dat we niet meer alleen concurreren op prijs, maar bewust op duurzaamheid. Als we meer voorwaarden voor duurzaamheid stellen in aanbestedingen en andere inkoopprocessen kunnen we zelf nog meer duurzaamheid aanjagen. En dat doen we dus ook.

Duurzaam werken is niet afwachten tot iemand het voordoet of voorschrijft, beter ga je zelf maatstaven bedenken. Moet je je bijvoorbeeld eens voorstellen dat je hier een Beurs houdt die je opbouwt met circulaire materialen, dan ben je duurzaam bezig én kun je enorm besparen op bouwkosten; wat een enorme impact maak je dan! Dit geeft ook een enorme impuls aan de concurrentie om hier ook mee aan de slag te gaan. Zij moeten immers ook op CSRD gaan rapporteren.

 Vanuit de overheid is nog geen concreet stappenplan gedeeld over hoe het beste de CSRD aan te vliegen binnen een onderneming. Elke organisatie in deze casestudy deelt desgevraagd haar eigen stappenplan. Jaarbeurs deelt zeven stappen. 

Onze aanpak

Stap 1. Verantwoordelijk functionaris

De directie van Jaarbeurs heeft in 2019 ‘duurzaamheid’ als strategische pijler geformuleerd vanuit het idee dat de Jaarbeurs haar verantwoordelijkheid moet nemen voor de ruim 2,3 miljoen bezoekers die de venue jaarlijks bezoeken. Als verantwoordelijk functionaris werd de Chief Sustainability Officer aangewezen. Dit was een nieuwe functie en een nieuw directielid.

Stap 2. Green team formeren

Om de Chief Sustainability Officer is een ‘green team’ samengesteld. Hierin zitten alle lijnverantwoordelijken uit de organisatie (van horeca, verhuur, sales en marketing tot vastgoed, facilitair en HR). Elke beslissing die de CSO in de directie neemt, veelal samen met de lijnverantwoordelijke, wordt hierdoor direct in de lijn belegd.
Naast verantwoordelijke managers zijn ook medewerkers vanuit hun intrinsieke motivatie aangesloten bij het medewerkers greenteam. Zij helpen mee de CSRD-olievlek over de organisatie te verspreiden en de gewenste cultuuromslag mee in gang te zetten.

Stap 3. Raamwerk voor een duurzaamheidsstrategie ontwikkelen

De Chief Sustainability Officer ontwikkelt een raamwerk voor de duurzaamheidsstrategie. Dat begint volgens Jaarbeurs met jezelf de vraag stellen: Wat gebeurt er op het gebied van duurzaamheid en wat betekent dit voor Jaarbeurs?? Zo doe je ideeën op.
Waar hierbij eerst de SDG’s leidraad vormden, is dat verschoven naar ESG-aandachtspunten. Ook gesprekken met leveranciers en stakeholders helpen bij het opdoen van inspiratie en het samenstellen van het raamwerk. Veel lezen over duurzaamheid en laagdrempelig ideeën met elkaar delen, heeft de CSO ook geïnspireerd.

Stap 4. De strategie uitrollen

De duurzame strategie integreren in alles wat Jaarbeurs doet. Je kijkt hiervoor naar wat nodig is en waar in de organisatie het proces plaatsvindt dat het verschil kan maken. Via het greenteam en de lijnverantwoordelijken werk je per onderdeel concreet uit hoe zaken aan te pakken.

Stap 5. Training medewerkers

Medewerkers trainen over duurzame doelen en de impact van hun keuzes. Daarnaast bij de introductie van een nieuw duurzaam systeem samen met de leverancier alle betrokken medewerkers trainen hoe hier goed mee te werken. Ook resultaten van de nieuwe werkwijze laten doormeten in de eerste periode, zodat er een prikkel tot verbetering komt. Successen delen!

Stap 6. CSRD ‘gap’ analyse

Door een onafhankelijke partij al je resultaten laten doormeten en kijken waar nog hiaten in je duurzame beleid zit op basis van de CSRD-vereisten (die tot nu toe bekend zijn).

 Stap 7. Eerste CSRD-rapportage op proef samenstellen

In 2023 de eerste CSRD-rapportage op proef samenstellen en bespreken met je accountant, zodat je weet of je klaar bent voor het echte werk in 2024 of 2025.

Mocht je nog niet bekend zijn met alle termen, geen paniek. Het team van JES! Knowledge heeft een handige begrippen en woordenlijst voor jou samengesteld met bijbehorende uitleg.  

De invloed van CSRD

De invloed van CSRD is enorm! Grappig vind ikzelf dat ik me aanvankelijk dus focuste op de zeventien Sustainable Development Goals (SDG’s) en die relevant vond voor onze strategie, dat is nu helemaal verschoven naar de drie ESG-doelen.

Ik merk dat ook in mijn omgeving. Laatst heb ik een training gevolgd bij MVO Nederland en hoorde daar zoveel ondernemers worstelen met ESG-zaken binnen hun eigen onderneming, ook omdat er veel nog onduidelijk is. Iedereen ziet die verslaglegging in 2025 aankomen, maar velen staan nog helemaal aan het begin van hun sustainabilty journey. Ik ben blij dat wij 2 jaar geleden al gestart zijn.

We hebben onlangs door een klein onderzoeksbureau (2BeHonest) een zogenoemde CSRD ‘gap’ analyse laten uitvoeren . Zij bestuderen op dit moment waar wij qua CSRD beleid of data tekort komen. We vinden het nu een mooi ijkmoment om te zien waar hiaten zitten in ons beleid. We hebben immers veel zelf bedacht. In april 2023 krijgen we het rapport. Vandaaruit gaan we zelf de volgende stappen bepalen. Een eerste oefening voor het echte werk in 2025.

Ons doel

Een duurzame werkgever zijn en sociale impact maken als de meest vernieuwende en duurzame congres- en eventlocatie van Europa.

 Trots

We zijn trots op de mondiale prijs die we afgelopen jaar hebben gewonnen voor onze duurzame inspanningen. We hebben het beste Carbon Emission Reduction Initiative van 2022 gewonnen. Een wereldwijde prijs voor onze inspanningen in de evenementenindustrie. We kunnen hiermee stellen dat Jaarbeurs sinds het aanstellen van de CSO, 2 jaar geleden, al een behoorlijke impact heeft kunnen maken, met name op het gebied van voeding. We hebben in onze horeca ook werkelijk alles aangepakt wat we konden. Waarom de horeca? Ik ben gaan kijken naar wat er in mijn sector gebeurt en wat duurzamer kan. Ik zag dat de vleesproductie wereldwijd één van de grootste veroorzakers van CO2-uitstoot is. Vlees staat in de Top 3! Met ruim 2,3 miljoen bezoekers per jaar kunnen wij een behoorlijke impact maken als we vlees zoveel mogelijk laten staan in onze restaurants en tijdens onze events of congressen.

Onze impact

Onze inspanningen op horeca hebben er in elk geval toe geleid dat we nu al per jaar 900 ton CO2 kunnen besparen, het afval van 177.000 maaltijden uitsparen en 82.800 kilo compost produceren. Dat laatste getal kan nog hoger worden als we onze composteermachine ook openstellen voor bijvoorbeeld buurtgenoten. Dat is een idee dat we onlangs met het greenteam hebben besproken. De composteermachine draait namelijk nog lang niet op de volledige capaciteit. Met meer vulling kan de opbrengst compost hoger zijn. Ook dit is weer een voorbeeld van ‘anderen meenemen’ in je duurzame inspanningen. Samen kun je nog meer impact maken!

Onze overtuiging

Hoe meer je over je inspanningen vertelt, hoe meer dit mensen uitdraagt en hoe meer ideeën er komen. Van de werkvloer, van partners, maar ook van gebruikers. Zo gaaf is dat. De kracht zit hem dus echt in de ketensamenwerking eromheen. We meten ook alles wat we kunnen. Al is het maar om straks te voldoen aan de CSRD-richtlijn. Doordat we samenwerken met andere horecapartijen hebben we ook daar een meetbare impact. We hopen dat ons verhaal voor veel meer bedrijven met horeca een inspiratiebron mag zijn.

Onze inspanningen hebben er toe geleid dat we nu al 900 ton CO2 per jaar besparen,
het afval van 177.000 maaltijden uitsparen en 82.800 kilo compost produceren.

Kansen

• Impact maken met andere voedselkeuzes
• Verspilling tegengaan door anders werken
• Verbeterafspraken maken met leveranciers en klanten
• Minderbedeelden in de buurt helpen met voedselpakketten
• Circulair proces in huis stimuleren
• Zelf het goede voorbeeld geven en zo een inspiratiebron zijn voor anderen (leveranciers, bezoekers, concurrentie, etc.)
• Kijken of je al CSRD-proof via CSRD ‘gap’ analyse
• Meer mensen aan je verbinden, omdat medewerkers zich graag inzetten voor een bedrijf met een purpose.
• Een webshop voor je evenementen waarin je alleen nog maar circulair materiaal aanbiedt.
• Een CO2-positieve beurs ontwikkelen. Dit is een droom waar nog veel werk voor nodig is.

 Uitdagingen

Waar start en eindigt je verantwoordelijkheid als organisatie bij evenementen? Dat begint met de inkoop, logistiek en de bevoorrading. Dan zijn er nog de deelnemers. Zij slapen en eten hier in de buurt. Hoe zorgen we ervoor dat ze duurzame keuzes maken?

Hoe kom je aan meer duurzame ideeën zonder overheidsrichtlijn? De hele organisatie meekrijgen in duurzaamheidsdoelen. Onze organisatie bestaat 105 jaar. Een cultuurverandering kost tijd en vraagt constante aandacht.

Onze CSRD-rapportages! Dit is een enorme en echt serieuze uitdaging. Wij bouwen nu zelf een power BI-dashboard. In dit dashboard moeten alle belangrijke kpi’s terugkomen. Om die in beeld te kunnen krijgen, moeten we echter ook alle data in onze systemen goed taggen en vast leggen volgens vaste afspraken. Met leveranciers proberen we dit ook zo goed mogelijk op te pakken. Hun data zijn nodig om intern harder te kunnen sturen op duurzaamheid. En soms is er wel data, maar geen verhaal. Je moet de context bij een product kennen om basisdata te hebben.

Kpi’s en doelen vaststellen met alle managers en hierbij kritisch kijken naar de zuiverheid van bestaande data. Kijken we bij onze afvalstromen en restafval bijvoorbeeld naar de juiste data?

Al gerealiseerde stappen/in gang gezet

• We hebben ons complete horeca-assortiment aangepast naar 100% vega voor de medewerkers, 90% in onze restaurants en 80% vegan/vegetarisch voor onze klanten. Bezoekers krijgen tussen de 50-90% afhankelijk van de doelgroep.
• Daarnaast hebben we ook alle voorzieningen in huis gehaald om zo duurzaam in de horeca mogelijk te werken.
• We kopen scherper en anders in.
• We doen er alles aan om voedselverspilling te voorkomen. In de keuken ziet een camerasysteem bijvoorbeeld (winnow) wat er gesneden wordt en wat er terugkomt als swill afval.
• We compenseren wat er aan verspilling is. Voedsel dat bijvoorbeeld overblijft van evenementen gooien we niet zomaar weg. We maken gebruik van de app Too good to go. Verpakt voedsel gaat naar de voedselbank.
• 150 oude laptops hebben we gedoneerd aan drie lokale stichtingen voor ouderen, jongeren, werkzoekenden en mensen met een kleine beurs.
• We scheiden ons afval overal in het pand. In de hallen definiëren we daarbij zelfs 14 stromen.
• We composteren swill-afval op ons eigen terrein. We hebben bijna een circulair proces. De composteermachine hebben we via onze afvalpartner Bnext aangeschaft.
• Een andere partner, Greendish, helpt ons met het verduurzamen van de menukaart.
• Zij trainen ook onze koks en accountant managers. Zij moeten bijvoorbeeld leren hoe om te gaan met weerstand tegen duurzame maatregelen/vegetarische gerechten.

Onze vervolgstappen  

• Afspraken maken met onze klanten als ze zelf spullen en verpakkingen meenemen naar events: eigen verpakkingsmaterialen én afval mee terugnemen.
• Afspraken maken over leveringen, bij voorkeur of uitsluitend door geëlektrificeerde voertuigen.
• Preferred suppliers. Alleen zaken doen met leveranciers die echt circulaire producten leveren.
• Om de capaciteit van onze composteermachine te verhogen, hebben we het idee om de Utrechtse Compostdagen te gaan houden. We willen bedrijven in de directe omgeving en inwoners uitnodigen om compost te brengen en dit belonen met bijvoorbeeld een compostemmertje. Een kleine attentie als dank maakt het leuk.

Verder praten wat de CSRD voor jou betekent?

Het starten of versnellen van je ESG-reis doe je niet zomaar. We snappen dat je vragen hebt over de impact op jouw organisatie. Daarom staan onze adviseurs klaar om je te begeleiden. Of je nu aan het begin van je ESG en CSRD implementatie staat of al initiatieven heeft lopen, we kunnen samen met je werken aan het versterken van je inzet voor maatschappelijk verantwoord ondernemen.