Als AI de werkvloer betreedt:

Een blog voor OR-leden over algoritmisch management, persoonsgegevens en de rol van de OR

Steeds meer organisaties zetten algoritmes/AI-systemen in voor bijvoorbeeld roostering, prestatiebeoordeling, recruitment en verzuimrisico. Beslissingen die vroeger door een manager werden genomen, worden nu steeds vaker ondersteund of mede bepaald door een AI-systeem. Dat klinkt abstract, maar het raakt direct aan de dagelijkse werkbeleving van je collega's. En daarmee: aan jouw werk als OR-lid.

De OR moet ook in beweging blijven

De Nederlandse Arbeidsinspectie publiceerde in 2024 een eerste onderzoek naar de invloed van algoritmisch management binnen Nederlandse bedrijven. De inzet van algoritmen beperkt zich inmiddels niet meer tot pakketbezorgers en platformwerkers. Tegelijkertijd treedt de Europese AI-verordening gefaseerd in werking. Ondanks het uitstel van verschillende deadlines voor de invoering van de regels uit deze verordening. AI-systemen die bijvoorbeeld worden ingezet voor werving, beoordeling of verzuimbegeleiding worden daarin aangemerkt als hoog-risico, met als gevolg verplichte transparantie, risicobeoordelingen en menselijk toezicht.

Met de AI-verordening beweegt de wetgever; de werkgever beweegt ook door de invoering van nieuwe systemen; dus zal jij als OR-lid ook mee moeten bewegen. Die mogelijkheid is er ook voor de OR, omdat de instrumenten om op deze punten invloed uit te kunnen oefenen al in de WOR liggen.

Instemmingsrecht: een krachtig instrument

Wanneer een werkgever een regeling of voorziening wil invoeren waarmee medewerkers worden gemonitord, beoordeeld of gevolgd, kan instemming van de OR verplicht zijn. Daarbij is het van belang dat instemming van de OR moet worden gekregen vóór de invoering van een AI-systeem en regeling, niet achteraf. Dat geldt op basis van art. 27 WOR voor onder meer personeelsvolgsystemen en beoordelingssystemen.

Maar er is meer. Op grond van art. 27 lid 1 sub k WOR heeft de OR ook een instemmingsrecht bij de invoering of wijziging van een regeling over de verwerking en bescherming van persoonsgegevens van medewerkers. Denk aan: welke data worden verzameld door een AI-systeem, hoe lang worden die bewaard, wie heeft er toegang toe, en voor welk doel worden ze gebruikt? Dat zijn precies de vragen die spelen bij algoritmisch management, maar waar niet altijd direct aan wordt gedacht.

De privacyaspecten komen bijvoorbeeld duidelijk in beeld bij de registratie van gegevens over gedrag, aanwezigheid, prestaties en verzuim, maar ook bij de keuze van de te registreren gegevens en de omgang daarmee. Een AI-systeem dat prestatiedata verzamelt om roosters te optimaliseren of verzuimrisico's te voorspellen, valt daarmee in de kern van het instemmingsdomein van de OR.

Waar kan je als OR op letten?

1. Vraag hoe het systeem tot een uitkomst komt en wie die uitkomst controleert.

Stel als OR de vraag: ‘hoe besluit dit systeem?’. Als HR of management dat niet helder kan uitleggen, is dat een signaal. Bij beslissingen die individuele medewerkers serieus raken, zoals selectie, beoordeling of ontslag, moet een mens de uitkomst kunnen beoordelen en herzien. Een algoritme signaleert; een mens beslist.

2. Toets of het gebruik van de gegevens noodzakelijk en proportioneel is.

Niet alle data die technisch verzameld kunnen worden, mogen ook worden gebruikt. Toets als OR: is deze data noodzakelijk, proportioneel en past het doel bij wat medewerkers redelijkerwijs mogen verwachten.

3. Leg vast dat het systeem periodiek wordt geëvalueerd en dat de OR daarbij betrokken blijft.

Algoritmes veranderen mee met de data die ze verwerken. Bedingen dat een systeem periodiek wordt geëvalueerd en dat de OR daarin wordt betrokken is een goede stap bij het verlenen van instemming.

De positie van de OR is sterker dan vaak wordt gedacht

De WOR biedt al solide grond. Art. 27 geeft de OR concrete zeggenschap over hoe persoonsgegevens van medewerkers worden verwerkt en hoe deze kunnen worden ingezet bij regelingen over voorzieningen die gericht zijn op of geschikt zijn voor het monitoren van werknemers. In combinatie met de verplichtingen uit de AI-verordening en de Arbowet staat de OR bepaald niet met lege handen.

Daarnaast, omdat het vaak onduidelijk is welke (juridische en technische) aspecten er aan dit soort AI-systemen vastzitten, is het verstandig om als OR je door een deskundige te laten bijstaan.

Auteur: Julien Blok, advocaat bij Pallas. Wil je weten welke (juridische en technische) aspecten er aan dit soort AI-systemen vastzitten, neem dan een proefabonnement op inzicht in de OR.