Wanneer is werken met AI op kantoor ‘veilig genoeg’? 

Het is dinsdagavond, 21:45 uur. De deadline voor het memo over een voorgenomen overname is morgenochtend om negen uur. De structuur staat, maar de tekst mist scherpte. Een collega laten meekijken? Daarvoor is het nu te laat. Dan maar ChatGPT op de privélaptop. Binnen tien minuten staat er een strakkere versie, inclusief vertrouwelijke informatie over een mogelijk bod op een beursgenoteerde partij. “Moet kunnen, het is toch maar een concept? En morgenochtend moet het af zijn!”

De privélaptop als noodoplossing 
Dit scenario is niet hypothetisch. Het gebeurt. Officieel klinkt het: “We moeten goed nadenken over hoe we veilig met AI werken.” Ondertussen experimenteert iedereen erop los. De een gebruikt een publieke chatbot op een privélaptop. De ander weigert iedere vorm van AI. Een derde vraagt eerst toestemming en besluit de volgende keer die vraag maar niet meer te stellen. 
 
Tien professionals, tien definities
Vraag professionals wat ‘veilige AI’ is en je krijgt tien verschillende antwoorden. De een denkt vooral aan geheimhouding: vertrouwelijke cliëntinformatie hoort niet in externe systemen. De ander denkt aan reputatie: voorkomen dat het kantoor in het nieuws komt na een datalek of AI-hallucinatie. Weer een ander legt de nadruk op kwaliteit en aansprakelijkheid. Allemaal valide zorgen. Zonder duidelijke afspraken bepaalt het toeval echter wat het zwaarst weegt. De geheimhoudingsplicht speelt een cruciale rol. Zodra cliëntinformatie in een AI-tool belandt, is er een keuze gemaakt over wie er potentieel toegang toe kan krijgen. De vraag is dan niet alleen of dit technisch veilig is, maar ook of het nog te verantwoorden is tegenover de cliënt.

De échte veiligheidsvraag
Daarom is de vraag ‘is AI veilig?’ op zichzelf niet voldoende. De echte veiligheidsvraag luidt eerder: wat vinden we als kantoor zó belangrijk dat we het bewust willen beschermen wanneer we AI inzetten? Pas als dat helder is, kun je bepalen wanneer iets veilig genoeg is. Kantoren die die beschermingsvraag expliciet stellen, zien vaak hetzelfde gebeuren: het schaduwgebruik neemt af, collega’s durven te vragen waar de grenzen liggen en tools die wél zijn toegestaan, worden juist eerder gebruikt.

Op kantoor is AI pas ‘veilig genoeg’ wanneer drie dingen tegelijk kloppen:

1. Er is expliciet gemaakt wat het kantoor wil beschermen (welke soorten dossiers, welke informatie, welke reputatierisico’s);
2. Hieruit volgen duidelijke grenzen over welke informatie en taken wél en niet via AI mogen lopen;
3. Medewerkers voelen zich veilig genoeg om twijfel hardop te uiten, in plaats van op eigen houtje te experimenteren op privélaptops.

Dit niveau van duidelijkheid ook binnen jouw organisatie bereiken? Vul dan dit kader in:

Een praktisch kader voor ‘veilig genoeg’ AI-gebruik op kantoor

• Wat beschermen we?   Welke soorten informatie mogen onder geen beding in een extern AI-systeem belanden (bijvoorbeeld lopende M&A-dossiers, strafzaken, zeer gevoelige fiscale structuren)? Zijn er situaties waarin dat wél mag, en wie beslist daarover?  
• Aan welke technische basisvoorwaarden moet een systeem voldoen?   Denk aan gegevensopslag binnen de EU, duidelijke afspraken over datagebruik (geen hergebruik voor training), versleuteling van data in transport en opslag, logging en auditmogelijkheden, en koppeling aan de bestaande identity- en toegangsstructuur van het kantoor. Niet om ieder risico uit te sluiten, maar om een minimumniveau af te spreken dat past bij beroepsregels en cliëntvertrouwen.  
• Welke AI-tools vallen binnen deze ‘veilige zone’, en waarvoor?   Maak een lijst: welke tools zijn toegestaan, voor welke typen werk (bijvoorbeeld onderzoek, structureren van argumenten, stijlredactie) en onder welke beperkingen (wel of geen cliëntnamen, wel of geen volledige documenten). Alles wat níet op die lijst staat, wordt niet gebruikt voor kantoorgebonden werk.

 
Zonder beleid beslist de deadline
‘Veiligheid’ is niet alleen een eigenschap van een tool, maar vooral ook de manier hoe een kantoor ermee omgaat. Het wordt pas veilig genoeg als helder is welke waarden je wil beschermen, welke grenzen daaruit volgen en hoe je die consequent toepast. Veilig genoeg betekent niet nul risico, maar weten welk risico je professioneel aanvaardbaar vindt. De vraag of AI ooit volledig veilig wordt, is niet de juiste. E-mail is dat ook niet, werken in de trein evenmin. De echte vraag is of je accepteert dat deadlines zwaarder wegen dan de waarden die je zegt belangrijk te vinden. Bij kantoren die de beschermingsvraag onbeantwoord laten, beslissen individuele medewerkers. ‘Veilig genoeg’ wordt pas een serieuze norm wanneer je het omdraait: bepaal eerst wat je wil beschermen en beslis pas daarna welke vormen van AI daarbij passen. Wie dat gesprek blijft uitstellen, laat de beslissing uiteindelijk vallen op dinsdagvond, kwart voor tien, op een privélaptop.

Doe mee aan ons onderzoek!
Anonimiseren of pseudonimiseren van documenten, hoe belangrijk is dat voor jou / jouw organisatie? We horen het graag! Laat het ons hier weten.

Over de auteur  
Koen Aarns is AI Product Owner bij Lefebvre Sdu. Hij werkt continu aan het nog slimmer maken van GenIA-L: de gespecialiseerde AI-tool voor juristen en fiscalisten.