Kwijt, onjuist, niet bijgewerkt of niet actueel. Het papieren aandeelhoudersregister laat nog al eens te wensen over. Dankzij Evidend, het digitaal aandeelhoudersregister en UBO-overzicht van Sdu is dat straks verleden tijd. Hbo-Rechtenstudent Aga Jachimowicz loopt stage bij Legal Tech Solutions en werkt mee aan het ontwikkelen ervan.
‘Een papieren boekje dat wordt omgebouwd naar een online register’. Zo beschrijft Aga Evidend in een notendop. Maar het is natuurlijk veel meer dan dat. In februari 2021 is ze gestart met haar afstudeerstage bij Sdu. ‘De meeste stagiaires in het Legal Tech Solutions team houden zich echt bezig met het bouwen van digitale oplossingen zelf, zoals bijvoorbeeld NotaFlow. Ik richt me vooral op de gebruikers. Waar lopen ze tegenaan in het bestaande systeem, waar zitten de knelpunten, wat kan beter en hoe kunnen wij daar het best op inspringen?’
Extra tijd en energie
Om daar achter te komen interviewde Aga notarissen van zeven verschillende kantoren. De conclusies waren eenduidig. Het bijwerken van het aandeelhoudersregister kost relatief veel tijd en energie en een foutje is snel gemaakt. ‘Iedere keer als er een verandering plaatsvindt, moet het boekje worden bijgewerkt’, merkt ze op. ‘Hoewel dat niet tot de wettelijke taak van de notarissen hoort, komt dat toch vaak op hen neer. Veel notarissen doen het nog steeds met de hand. Andere houden het weliswaar bij in Word maar printen het alsnog uit. Het risico op fouten ligt op de loer en niet ieder register is even up-to-date. Als er een officiële akte nodig is en het register moet eerst worden bijgewerkt, dan kost dat weer allemaal extra tijd en energie.’ Ook het hebben van internationale klanten is vaak een complicerende factor. ‘Het aandeelhoudersregister moet eigenlijk op een kantoor van het vennootschap liggen’, vertelt Aga verder. ‘Als dat in Nederland is, maar het officiële adres is in het buitenland, of als een bestuurder in het buitenland is en het aandeelhoudersregister eigenlijk in Nederland hoort te zijn, dan wordt het al snel ingewikkeld.’
Digitaal kwijtraken is onmogelijk
Dat kost allemaal tijd en daarmee zijn het dus echt pijnpunten in het werkproces van de notaris, zo bleek uit de interviews. Aga : ‘Evidend kan die pijnpunten wegnemen door een online plek te bieden waar alle aandelen worden bijgehouden en waar alle wijzigingen op een eenduidige manier worden verwerkt en genoteerd. Fouten door verkeerd of niet eenduidig noteren van veranderingen kunnen niet meer worden gemaakt en zoeken binnen het register wordt ook veel eenvoudiger. Aandelen overdragen die niet bestaan, dat laat het systeem simpelweg niet toe en digitaal ‘kwijtraken’ is ook onmogelijk. Daarnaast is digitale oprichting en inschrijving van BV’s door Evidend ook veel eenvoudiger. Met een digitale toegang die de notaris van de bestuurder krijgt, kan hij alles bekijken, bewerken en aanpassen. Tot slot ziet het digitale aandeelhoudersregister er ook veel netter en representatiever uit dan een papieren boekje waarin is doorgestreept en met Tipp-Ex is gewerkt.’
Mensen die huiverig zijn
Kortom, Aga is overtuigd van de meerwaarde van Evidend. Nu de notarissen nog. En dat is meteen het tweede deel van haar onderzoek en afstudeerstage. ‘Aan mij om het product onder de man te brengen en te laten zien wat er allemaal mee kan en hoe het werkt.’ Zoals bij alle vernieuwingen, zijn er altijd mensen die huiverig zijn. ‘Het is toch iets nieuws, en je moet er tijd en energie in steken en het je eigen maken. Het notariaat heeft veel regels op het gebied van privacy en AVG. De informatie is gevoelig en alles moet natuurlijk kloppen en veilig zijn. Dat levert altijd weerstand op en dat kost tijd. Toch heeft het notariaat de afgelopen jaren grote stappen gezet als het gaat om digitalisering. Deze stap kan daar ook onderdeel van zijn.’
Meer een verteller dan een schrijver
Nadat Aga de werkprocessen van notarissen in beeld bracht en hun wensen rond een online aandeelhoudersregister inventariseerde, is ze nu bezig met het ontwikkelen van een infographic. ‘Aan de hand van een persona van ‘de notaris’ leg ik hierin uit wat Evidend precies is, wat hij er allemaal mee kan en welke meerwaarde het hem in zijn werkprocessen kan bieden.’ Eind mei is het prototype klaar en hoopt Aga haar afstudeerscriptie in te leveren. Nu al kijkt ze met veel plezier en enthousiasme terug op haar tijd bij Sdu. ‘Wat een eer en een vertrouwen dat ze mij als student laten meedenken over een product als Evidend. Ik kijk terug op een tijd waarin ik enorm veel heb geleerd. Zowel op het gebied van Legal Design en het vak van notaris als over mezelf. Dat ik een creatieveling ben bijvoorbeeld en meer een verteller dan een schrijver.’ De volgende stap is Tilburg, waar Aga na de zomer gaat starten met de (pre)master Law en Technology.
Nieuwsgierig naar Evidend en op de hoogte blijven van de lancering?
iDeal